fbpx

ИТ-активы

22.05.2023

ИТ-активы – это комплект способностей и ресурсов, воздействующие на деятельность организации. В него входят специальные программы и сервисы, оборудование (принтеры, компьютеры, серверы), интернет- и телефонные сети и др. Если актив работает некорректно, это рано или поздно приведет к тому, что какие-то процессы прекратят функционировать. Подобная проблема гарантированно окажет негативное влияние на эффективность всего бизнеса. Понятие ИТ-актива не тождественно понятию основного средства.

Жизненный цикл ИТ-актива. Что это?

Все процессы в ИТ-активе используют одинаковые данные, поэтому они тесно связаны друг с другом. Выделяются следующие процессы:

  1. Управление финансами;
  2. Управление закупками;
  3. Управление контрактами;
  4. Контроль и учет: контроль изменений, организация учета и идентификация.

Классификация ИТ-активов

ИТ-активы относятся к иерархии активов и иерархии классификаций.

  • Иерархия активов

В ИТ-активы входит аппаратное обеспечение. Родительские и дочерние активы составляют логическую иерархию (или дерево). Дочерним активом является актив, у которого есть родитель. Предок – это актив верхнего уровня. Площадка родительского актива верхнего уровня априори является площадкой дочернего ИТ-актива.

  • Иерархия классификаций

Для того, чтобы определить, что перед нами именно ИТ-актив, необходимо задать класс активов ИТ верхнего уровня. То, что будет относиться к иерархии класса активов ИТ верхнего уровня, будет являться ИТ-активом. Для начала управления ИТ-активами требуется задать иерархию классификации для архивов ИТ, а также задать идентификатор структуры класса для классификации ИТ высшего уровня. Это операция постустановки при первой реализации управления ИТ-активами.

Что дает управление ИТ-активами?

С помощью управления ИТ-активами, которое осуществляется на базе единой платформы автоматизации, можно следить за состоянием оборудования и работой программ. При необходимости получится своевременно предотвратить возникновение различных неисправностей и вести подробный учет сроков эксплуатации и ответственных за них, а также имеющихся активов компании. Благодаря анализу данных станет возможным расчет затрат на обслуживание конкретного актива в течение его жизненного цикла. Не обойдется и без экономии денег.

ИТ актив имеет ядро управления – это репозиторий. В него осуществляется сбор всех необходимых данных, там же они и хранятся.

Какая информация хранится в репозитории?

  • Тип актива;
  • Дата вывода из эксплуатации или замены;
  • Информация о сопровождении;
  • Данные об обновлениях и изменениях;
  • Данные о пользователях;
  • Историческая информация;
  • Идентификационные данные;
  • Информация об аренде или приобретении;
  • Стоимость;
  • Местоположение;
  • Информация о ремонте.
Чтобы заполнить базу данных, необходимо задействовать процесс обнаружения ИТ-активов – вручную или с помощью автоматизации. Вручную не получится в полной мере достаточно и точно собрать подходящую информацию, поэтому автоматизация будет предпочтительнее. Но по-настоящему хорошим вариантом будет использовать оба подхода – для подстраховки и достижения лучшего результата.

Автоматизированное управление ИТ-активами позволяет проводить точную оценку состояния заменяемого оборудования для наилучшей его реализации после вывода из эксплуатации и эффективно отслеживать движение ПО в компании.

Основа управления ИТ-активами – это контроль всех изменений, которые происходят в течение жизненного цикла актива. К ним относятся:

  • Инсталляция программного обеспечения;
  • Добавление памяти или жесткого диска какого-либо объема;
  • Переназначение компьютера другому пользователю;
  • Удаление программного обеспечения.

Если не учитывать все изменения, можно в один момент «потерять» активы. В этом случае понадобится покупка нового оборудования или дополнительных лицензий программного обеспечения. Кроме того, скорее всего придется оплачивать аренду ненужных активов.

90% клиентов пришли к нам по рекомендации

ITAM и ITSM для эффективного управления ИТ-активами

Существуют определенные методологии, с помощью которых можно корректно управлять ИТ-активами.

  • ITAM (IT Asset Management)

Чтобы использовать ITAM, компания должна внести коррективы в организационную структуру, систему финансового учета и во внутренние регламенты. С помощью этой дисциплины можно контролировать финансовый учет, а также заниматься внедрением и проектированием. Кроме того, ITAM представляет из себя комплект бизнес-процессов. Они осуществляют контроль финансовых потоков.

Необходимую информацию про ITAM модно найти в библиотеке практик по управлению ИТ-активами – IAITAM Best Practice Library (IBPL). В ней размещены данные о следующих ключевых процессах:

  • Program Management. Управление ITAM-программой.
  • Financial Management. Управление финансами.
  • Disposal Management. Управление выводом из эксплуатации.
  • Acquisition Management. Управление закупками.
  • Policy Management. Управление политиками.
  • Compliance Management. Управление соответствием.
  • Vendor Management. Управление поставщиками.
  • Project Management. Управление проектами.
  • Documentation Management. Управление документацией.
  • Legislation Management. Управление соответствием требованиям законодательства.
  • Asset Identification. Учет ИТ-активов.
  • Communication and Education. Коммуникации и обучение.

ITAM помогает контролировать затраты на владение технологией и делает их более прозрачными.

  • ITSM (Information Technology Service Management)

Эта система управляет ИТ-сервисом, чтобы покрывать бизнес-потребности. Она подразумевает гармонию между технологиями, процессами и людьми, но акцент делается на потребностях клиента и подходящих для него услугах. Главный вопрос ITSM: «Что требуется владельцу продукта, чтобы угодить заказчику?».

Необходимо ясно понимать, что конкретно даст заказчику предлагаемая услуга, обозначить ее ценность. После выяснения потребностей хорошим вариантом будет посоветовать целый комплекс сопутствующих услуг.

Каждый процесс и этап связан с другими в ITSM и корректно настроены. Из-за этого данная система положительно влияет на работу компании: экономит деньги и повышает качество сервисов. Вместе с ITAM она обеспечивает наилучший результат.

Среднее время реакции на обращение: 13,5 мин.
Среднее время решения задачи: 1 час 21 мин.

На что влияет первичный учет?

Управление ИТ-активом непосредственно связано со следующими данными, получаемые из процессов:

  • О качествах;
  • О состоянии;
  • О связанных финансовых потоках;ИТ-активы
  • О движении.

Если неправильно организовать систему учета, управление ИТ-активом будет неосуществимо. Кроме того, не удастся избежать трат сверх меры, больших административных расходов, просрочке соглашения об уровне услуг и постоянным инвентаризациям.

Учет также влияет на корректность оценки эффективности затрат. Туда, например, входят себестоимость сервисов и бизнес-приложений, расчет совокупной стоимости владения и окупаемости инвестиций.

Правильно организованная система учета помогает финансовому директору определить, когда было куплено оборудование, для чего и кто ответственен за него. Для специалиста доступны данные о том, где располагается оборудование и в каком оно состоянии. Кроме того, у него под рукой всегда есть информация о местонахождении технической документации и договоров по всей технике.

Что касается бизнес-процессов управления ИТ-активами…

Финансовые потоки можно контролировать, рассматривая только определенный бизнес-процесс. Прежде всего, стоит заранее выявить такие моменты, как:

  • Способ определения типа затрат.
  • Ответственность за финансирование – кто конкретно будет ее нести?
  • Способ организации работы с бухгалтерией.
  • Порядок финансирования.
  • Контроль за финансированием – как именно он будет осуществляться?
  • Формирование отчетов о расходовании финансовых средств – каким образом оно будет происходить?
  • Способ планирования расходов.
Необходимая информация должна находиться в регламентах, закрепляющих порядок работы финансовой службы и других подразделений компании. Учитываются ITAM-решения.

Как начать управлять ИТ-активами?

Для выбора оптимального решения, которое позволит корректно управлять ИТ-активами, необходимо определить:

  • Какие средства потребуется задействовать для контроля финансовых потоков?
  • Какие именно финансовые потоки нужно контролировать?

Компания может поставить перед собой самые разные задачи, для которых понадобится разработка подходящего решения, – например, необходимость закупки дополнительных вычислительных мощностей, покупки облачного хранилища или нового оборудования и др. Понадобится разработка модели данных и подходящих бизнес-процессов. Они смогут контролировать финансовые потоки и управлять активом. Для этого рекомендуется использовать Business Process Management System (BPMS) – корпоративное ПО, позволяющее эффективно внедрять и управлять бизнес-процессами, а также создавать управленческую отчетность, которая пригодится руководителям компании.

Наша компания поможет вам найти ответы на все интересующие вопросы. Опытные специалисты знают все об ИТ-активах, управлении ими и других особенностях.

Структура ИТ-актива:

  • Материальные элементы. Сюда входят данные, системы и финансы.
  • Нематериальные элементы. К ним относятся знания, менеджмент, организация и процессы.
Персонал нельзя причислить ни к одной из этих групп. Затрачиваемые на него средства формируются из знаний и числа сотрудников, которые обладают ими. На систему, которую будут обслуживать десять начинающих специалистов, уйдет меньше денег, чем на найм высококвалифицированного опытного работника с узкой специализацией, который будет заниматься разработкой.

 

Защитите ценную коммерческую информацию от киберугроз
Получите бесплатную, подробную инструкцию "Информационная безопасность для руководителя, или как избежать риска потери информации"
в формате PDF на почту.

     

     

    Как понять, во сколько обойдется владение ИТ-активом?

    Стоимость формируется из совокупности следующих факторов:

    • Затраченные средства на предоставление доступа в Сеть.
    • Затраченные средства на сопутствующие программы.
    • Стоимость лицензий, без которых пользоваться продуктом невозможно.
    • Средства, которые затрачены на то, чтобы оборудовать рабочие места.
    • Цена за обслуживание сервера с системой и базой данных.
    • Деньги, которые необходимо потратить на содержание специалиста по продукту. Иногда – целого центра компетенций, находящийся внутри компании.
    • На каждом сервере размещается разное количество решений.
    Правильно выявить стоимость ИТ-актива получится на основе модели, рассчитывающей общие затраты на владение.

    Кратко об основном

    1. Стоит разделять понятия ИТ-актива и основного средства (это материальные активы, которые предприятие содержит, чтобы задействовать их в процессе производства или поставки товаров, предоставления услуг, сдачи в аренду и др.). Их можно использовать совместно, чтобы при необходимости получать какие-либо данные из систем бухгалтерского учета.
    2. Инвентаризация информационных активов, которая проходит автоматически, позволяет актуализировать всю информацию. Однако для достижения лучшего результата лучше проводить настройку и дополнительное проектирование вручную.
    3. Управление ИТ-активами тесно связано не только с ITAM, но и с ITSM. ITSM является и источником, и потребителем данных, связанных с активами.

    Остались вопросы?

    Оставьте заявку и наш менеджер свяжется с Вами в течение 15 минут