Главная Блог Оптимизация работы ИТ-отдела

Оптимизация работы ИТ-отдела

Сегодня во всех коммерческих и государственных предприятиях, частично или полностью, бизнес-процессы автоматизированы. Сотрудники всю работу выполняют на персональных компьютерах или ноутбуках, документы и базы данных хранятся на серверах, коммуникации с контрагентами осуществляются через цифровые средства связи (e-mail, облачные сервисы, мессенджеры). Денежные операции производятся электронными транзакциями между банками, а банковская система полностью цифровизирована.

Информационные технологии стали неотъемлемой частью нашей повседневной жизни, и поэтому компании все чаще задумываются об оптимизации работы своего ИТ-отдела. Это и повышение эффективности каждого направления, и высокая результативность. Основное его преимущество – это не только знание технических решений, но и, прежде всего, понимание того, как именно функционируют бизнес-процессы компании. Как же правильно улучшить работу ИТ-отдела в первую очередь?

Оптимизация ИТ-отдела в маленькой компании

Работа ИТ-отдела в небольшой компании имеет свои особенности, отличающие ее от работы в крупном холдинге. Маленькая команда не является уменьшенной копией персонала холдинга: она имеет свою специфику, благодаря которой организация ее работы становится не менее интересной.

Если грамотно организовать все процессы, то в крупной компании на одного ИТ-специалиста приходится гораздо больше пользователей, чем в маленькой фирме. Преимущественно это получается благодаря более узкой специализации айтишников. Невыгодно держать в крупном холдинге хоть и универсальный, но дорогой ИТ-отдел. Необходимо перераспределить обязанности между несколькими более дешевыми специалистами для этих проектов.

Сколько будет стоить обслуживание?

Дни:
Часы:
Итого в месяц:0 руб

В стоимость включено:
  • Удаленная поддержка рабочих мест, серверов и сетевого оборудования.
  • Неограниченное количество выездов при авариях.
  • Профилактические работы с оборудованием и программным обеспечением.
  • Подключение к централизованной системе мониторинга 24/7.
  • Ежедневное резервного копирования информации.
  • Доступ в систему учета обращений и инцидентов.
  • Обеспечение информационной безопасности.
  • Улучшение и обновление компонентов инфраструктуры.
  • Подбор и закупка оборудования и программного обеспечения.
  • Взаимодействие с поставщиками услуг (провайдеры, 1С,
    хостинг).
  • Оптимизация расходов на связь, закупки оборудования и ПО.
  • Целая команда, состоящая из ИТ-директора, серверных
    инженеров и инженеров поддержки.
* Примерная стоимость. Для корректного расчета, необходимо уточнить более 10 параметров. Оставьте пожалуйста заявку на расчет.

 

Стандартизация печати

Понятно, что важной задачей руководителя ИТ-департамента является уменьшение расходов на ИТ-сопровождение, выполнить которую может полная стандартизация всех решений. Так в перспективе сократятся затраты на развертывание и сопровождение.

В пример можно привести ситуацию с приобретением для компании нескольких МФУ от производителя HP. В момент следующей закупки пришло понимание: существуют МФУ от Xerox/Canon/Ricoh по более низкой цене. Было решено купить несколько устройств от другого производителя. В результате в компании появилось большое разнообразие принтеров и МФУ, которое слишком дорого и сложно обслуживать. Значит необходимо взять пару-тройку специалистов, которые будут заниматься разными устройствами от разных производителей. Говорить о том, что это выгодно, не приходится. Важно понять, как оптимизировать работу отдела и уменьшить расходы без влияния на качество.

Оборудование нужно выбирать с оценкой перспективы развития компании на минимум три-пять лет – средний срок жизни устройства. Текущие потребности и желание сэкономить деньги не должны быть решающими аспектами для принятия решения.

90% клиентов пришли к нам по рекомендации

 

Стандартизация АРМ

Стандартизация рабочих мест пользователей при оптимизации ИТ-инфраструктуры крайне важна, на нее нужно обращать особое внимание. Хотя бездисковые терминальные клиенты присутствуют на рынке более десяти лет, достаточное количество компаний все еще избегает использовать их в работе.

Чтобы удерживать минимальное количество расходов на поддержку, маленькие компании приобретают бездисковые терминалы (thin client, а для небольших компаний – zero client). На сегодняшний день они способны помочь максимально стандартизировать рабочие места. Обычный офисный работник использует производительность десктопов на единицы процентов. Их замена на бездисковые терминалы значительно сократит расходы сервера на поддержку. Плюс также в частичной экономии на лицензиях и уменьшении потребления электроэнергии.

В настоящее время и мобильных пользователей стандартизировать относительно легко. Имеется в виду не просто стандартизация ноутбуков, которая, разумеется, должна быть сделана. Универсальные ноутбуки подразумевают, что нужно будет совершить несколько операций для того, чтобы они привелись в боевое состояние, которое делает больше стоимость сопровождения. Конечно, некоторые ИТ-операции подвергаются автоматизации. Однако все-таки это действия, на которые уходит определенное количество денег: в идеале от них бы избавиться. Многие компании переходят в своих информационных системах к вариантам с веб-интерфейсом. После этого уже не столь важно, работает ли пользователь с корпоративного ноутбука или с планшета. Имеет смысл лишь то, чтобы выполнялись требования безопасности. На домашнем устройстве ее обеспечить гораздо проще из-за ограниченного количество сохраняемой на него информации.

Если бизнес успевает за ИТ в плане стандартизации и переносит функционал универсальных специалистов на более узкоспециализированных, многие уже не нуждаются в программах, работающих только на ноутбуках, но не на планшетах. Поэтому можно осуществить перенос как можно большего количества мобильных пользователей с ноутбуков на планшеты – на ближайшие годы этот процесс может стать одной из интереснейших задач ИТ-сферы. На стационарном рабочем месте специалисты могут работать с дешевого бездискового терминала.

Защитите ценную коммерческую информацию от киберугроз
Получите бесплатную, подробную инструкцию "Информационная безопасность для руководителя, или как избежать риска потери информации"
в формате PDF на почту.

     

    Стандартизация Hard/Soft

    Правило для стандартизации железа в компании одно: меньшее количество разнообразных устройств (сетевого оборудования, серверов, МФУ) означает более простое и дешевое его сопровождение. Это позволяет повысить эффективность работы. Компания в определенные временные периоды могла покупать самое разное оборудование именно поэтому важно, чтобы покупка устройств осуществлялась в пределах одного производителя или модельного ряда.

    Актуальность стандартизации программного обеспечения заключается в сокращении расходов для вашей ИТ-службы и в обеспечении безопасности компании, особенно лицензионной чистоты программного обеспечения. Необходимо составить для всех групп пользователей списки стандартного ПО и следить за соблюдением правил.

     

    Среднее время реакции на обращение: 13,5 мин.
    Среднее время решения задачи: 1 час 21 мин.

     

    Централизация

    С помощью централизации ИТ-инфраструктуры можно повысить управляемость ИТ-отделом и увеличение эффективности работы. Множество компаний устранили свои сложности в филиалах и консолидировали их в головном офисе.

    Чтобы гарантированно избавиться от проблем с поддержкой в филиалах, уменьшив потребность в лицензиях на Windows, нужно внедрить устройства и/или программное обеспечение (virtual appliances) WAN-оптимизации. Цены на устройства WAN-оптимизации достаточно высоки, несмотря на возможность выбора среди множества производителей. Но постепенно стоимость virtual appliances уменьшается: с ней можно смириться с учетом потенциальной выгоды.

    ИТ-автоматизация

    Автоматизация также может сократить расходы на ИТ. Нужно методично заменять рутинные операции на стандартизированный автоматизированный вариант, перенося какое-то количество операций в вариант самообслуживания.

     

    Остались вопросы?

    Оставьте заявку и наш менеджер свяжется с Вами в течение 15 минут

       

      Распределение сфер ответственности

      Для достижения максимальной производительности при наименьшем количестве ИТ-специалистов требуется правильно установить и распределить области их ответственности. Все ИТ-окружение на предприятии или в офисе преимущественно делится на следующие элементы:

      1. Сеть и оборудование сети.
      2. Компьютерная и оргтехника.
      3. Сервисы и ресурсы компании – облачные сервисы, базы данных и корпоративные web-сайты.
      4. IP-телефония, система контроля доступа и видеонаблюдение.

      Сетевой администратор

      Сетевой администратор, отвечающий за поддержку работы внутренней сети компании и занимающийся сетевым администрированием, должен поддерживать и контролировать работу всего серверного оборудования. В обязанности сетевого администратора, особенно в крупных организациях, входят:

      • Проверка состояния и периодичности резервного копирования необходимых данных.
      • Плановое тестирование резервного оборудования.
      • Размещение резервного оборудования в местах, максимально удобных для «горячей» замены вышедшего из строя устройства.
      • Постоянный контроль устройств, подключающихся к внутренней сети.
      Если точно выполнять вышеперечисленные задачи, будет обеспечена стабильность выхода в сеть и работы компании, увеличится уровень безопасности сетевых ресурсов, а оперативное восстановление при сбое или отказе оборудования будет ускорено. Предлагается также добавить в сферу ответственности ИТ-сотрудников настройки и контроля работы внутренней АТС.

      Системный администратор

      Системный администратор обязан знать о том, как обслуживать внутреннюю сеть, хоть это и не входит в список его задач. Основными задачами системных администраторов являются:

      • Поддержание бесперебойной работы всей техники компании, к которой имеют доступ сотрудники, не связанные с ИТ-отделом.
      • Проведение опросов пользователей на предмет проблем, возникающих при работе с установленным программным обеспечением и оборудованием.
      • Поддержка пользователей при возникновении сбоев в работе оборудования.

      Необходимо проводить опросы пользователей: этот процесс контролирует общий уровень ИТ-подготовки сотрудников компании, обнаруживает пробелы в работе ИТ-отдела и стимулирует самих сотрудников компании искать, как решить проблемы с оборудованием.

      ITIL

      На проектную работу было бы хорошо нанять специалиста по ITIL, который создаст для компании регламент от приёма звонка и правил написания письма до методики выполнения работы. Также он заведет регламенты в базу знаний, научит или проконтролирует сотрудников. Это позволит оптимизировать все сферы работы IT-отдела.

      Непрерывно меняющаяся работа ИТ-отдела всегда будет сопровождаться какими-либо недостатками: сложно безошибочно реализовать такую нагруженную и разветвленную структуру.

      Отметим, что сами по себе недочеты в работе ИТ-отдела не являются проблемой, однако на них нужно планово обращать внимание и определять, как именно их исправлять. Серьезные проблемы возникнут в том случае, если замолчать недостатки и вовремя не устранить их.

      Любой ИТ-отдел для облегчения своей работы должен иметь и вести базу знаний. Она имеет следующие преимущества:

      • Единое информационное пространство.
      • Прозрачное документирование рабочих процессов.
      • Максимально быстрый доступ к нужной информации.
      • Новая культура совместного ведения документации.

      Автоматизация и сбор событий

      Чтобы своевременно реагировать на сбои в работе оборудования, нужно обеспечить достаточное количество разноплановых сборщиков событий с устройств. К ним относятся:

      • Syslog-серверы.
      • SNMP-серверы.
      • NetFlow коллекторы.
      • AAA серверы.
      • APIC/DNA Center.

      Подобных средств много: например, встроенное в железо программное обеспечение; платное, бесплатное, самописное программное обеспечение под определённое оборудование. Необходимо, чтобы события собирались со всех устройств, собирались и систематизировались в удобный формат по категориям и отправлялись на почту администраторам.

      Автоматизацию выполняют с помощью отдельных скриптов и различного программного обеспечения. В каждой организации – свой подход. Начальник отдела должен принимать решение на каждом уровне своей ИТ-службы.

       

       

       

      Надоели непредвиденные
      расходы на ИТ?

      • Гарантируем фиксированную стоимость обслуживания на 2 года по договору
      • Включаем в тариф неограниченное количество экстренных вызовов
      • Первый месяц обслуживания за наш счет
      Рассчитать стоимость аутсорсинга
      Нажимая кнопку «Отправить», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Соглашении на обработку персональных данных