Организация работы удаленным бухгалтером

• Проекты. Распределение проектов между членами коллектива и контроль процесса их выполнения.

• Цели. Постановка командных и личных целей для специалистов.

• Эффективность. Составление наглядных графиков, которые позволяют проанализировать качество работы подчиненных.

• Заявки. Сбор информации обо всех входящих обращениях в компанию и совершенных сделках.

• Информация. Аккумуляция сведений о клиентах и их покупках.

• Звонки. Совершение звонков и рассылка сообщений клиентам непосредственно из сервиса без применения дополнительных программ телефонии.

• Анализ. Формирование отчетов по количеству продаж, что позволяет отследить выполнение плана.

После перехода организации на удаленную работу некоторые сотрудники расслабляются и выполняют свои обязанности спустя рукава. Практика показывает, что некоторые сотрудники справляются с задачей, к примеру, за час, а в отчете указывают, что трудились больше. Избежать таких неприятных моментов поможет программа для учета рабочего времени, которая устанавливается на компьютер специалиста. Какие задачи она позволяет решить:

• Время. Можно увидеть время начала и окончания рабочего дня каждого сотрудника.

• Анализ. Сервис покажет продуктивность подчиненных в разное время дня и в целом.

• Контроль. Вам будет доступна информация о том, какие сайты посещают сотрудники в рабочее время, а также какие клавиши они используют и какие тексты набирают.

• Трансляции. Строгие начальники смогут усилить контроль, просматривая записи с мониторов сотрудников или скриншоты их рабочего стола.

Для того чтобы процессы составления планов и распределения задач между сотрудниками не отнимали много времени и сил, используйте облачный планировщик. Данный инструмент позволит решить несколько задач по организации работы удаленной команды:

• Задания. Вы сможете формулировать как крупные поручения, так и более мелкие, а также назначать исполнителей.

• Дедлайны. Определять сроки выполнения задач и устанавливать напоминания для подчиненных во избежание задержек.

• Приоритеты. Сервис позволит выделять наиболее важные задачи, чтобы специалисты могли правильно распределять рабочее время.

• Отчеты и комментарии. Добавляйте их к карточкам заданий, чтобы отслеживать выполнение задач.

• Коллективная работа. Подключайтесь к задачам, рассчитанным на нескольких сотрудников, и участвуйте в обсуждениях.

Дистанционный режим работы не предполагает проведение дистанционных видеоконференций. Для организации группового общения внутри компании применяется специальное программное обеспечение.
В чем заключаются главные преимущества его использования?

• Доступность. Если под рукой нет ноутбука или компьютера, сотрудник может войти в видеочат, используя мобильное устройство.

• Презентации. Их можно транслировать на общий экран, если есть необходимость в коллективном обсуждении.

• Опросы и голосования. Позволяют коллективу учитывать мнение каждого участника и совместно принимать важные решения.

• Обмен данными. Софт предусматривает возможность передачи файлов или переписки в чате.

• Автоматический перевод речи. Данная опция дает возможность всем сторонам переговоров понимать друг друга, что весьма актуально для международных компаний.

• Хранение записей. Если возникнет необходимость воспроизвести фрагмент совещания, данная функция будет полезна.

Конечно, отправить важные документы специалистам можно и с помощью корпоративной почты. Однако намного практичнее загрузить все рабочие файлы на единую платформу и обеспечить каждого сотрудника доступом к ней.

Какие задачи позволяет решить корпоративный файлообменник:

• Обмен документами. Удаленные работники могут зайти на сервис, скачать или загрузить необходимые файлы в любой момент.

• Обучение. Создайте специальные папки и наполните их обучающими видео, методичками, презентациями .

• Публикация новостей. Регулярно сообщайте коллективу о самых актуальных событиях, загружая их в специальную папку на файлообменнике.

• Архив проектов. Сохраняйте информацию о завершенных проектах — она может понадобиться вам при повторном взаимодействии с заказчиком или формировании профессионального портфолио компании.

• Хранение шаблонов. Сформируйте банк шаблонов основной документации с типовыми договорами, формами кадровых заявлений и пр.

Если у вас возникла новая бизнес-идея, то объяснить ее суть сотрудникам, которые трудятся удаленно, бывает достаточно сложно. Решить эту проблему можно с помощью специальных программ для визуального представления информации.

• Графики. Наглядно отследить результаты помогут схемы и диаграммы с обозначением важных метрик.

• Шаблоны. В ходе разработки инфографики можно использовать готовые шаблоны, разработанные под разные типы задач.

• Проекты. Транслируйте созданные презентации или ролики на удаленных летучках и видеоконференциях.

Сервисы по планированию задач и программы для управления проектами во многом обладают похожим функционалом, однако в первом случае речь идет о более точечном управлении, а во втором — об отслеживании деятельности отделов и специалистов в целом.

• Визуал. Отображение текущих целей и задач по всем направлениям работы компании.

• Исполнители. Теперь назначить ответственное лицо можно не только за промежуточные задачи, но и за каждый этап работы.

• Процент выполнения. Благодаря конкретным показателям следить за ходом дел в компании станет значительно проще.