Перевод организаций на удаленную работу

• Проекты. Распределение проектов между членами коллектива и контроль процесса их выполнения.

• Цели. Постановка командных и личных целей для специалистов.

• Эффективность. Составление наглядных графиков, которые позволяют проанализировать качество работы подчиненных.

• Заявки. Сбор информации обо всех входящих обращениях в компанию и совершенных сделках.

• Информация. Аккумуляция сведений о клиентах и их покупках.

• Звонки. Совершение звонков и рассылка сообщений клиентам непосредственно из сервиса без применения дополнительных программ телефонии.

• Анализ. Формирование отчетов по количеству продаж, что позволяет отследить выполнение плана.

После перехода организации на удаленную работу некоторые сотрудники расслабляются и выполняют свои обязанности спустя рукава. Практика показывает, что некоторые сотрудники справляются с задачей, к примеру, за час, а в отчете указывают, что трудились больше. Избежать таких неприятных моментов поможет программа для учета рабочего времени, которая устанавливается на компьютер специалиста. Какие задачи она позволяет решить:

• Время. Можно увидеть время начала и окончания рабочего дня каждого сотрудника.

• Анализ. Сервис покажет продуктивность подчиненных в разное время дня и в целом.

• Контроль. Вам будет доступна информация о том, какие сайты посещают сотрудники в рабочее время, а также какие клавиши они используют и какие тексты набирают.

• Трансляции. Строгие начальники смогут усилить контроль, просматривая записи с мониторов сотрудников или скриншоты их рабочего стола.

Для того чтобы процессы составления планов и распределения задач между сотрудниками не отнимали много времени и сил, используйте облачный планировщик. Данный инструмент позволит решить несколько задач по организации работы удаленной команды:

• Задания. Вы сможете формулировать как крупные поручения, так и более мелкие, а также назначать исполнителей.

• Дедлайны. Определять сроки выполнения задач и устанавливать напоминания для подчиненных во избежание задержек.

• Приоритеты. Сервис позволит выделять наиболее важные задачи, чтобы специалисты могли правильно распределять рабочее время.

• Отчеты и комментарии. Добавляйте их к карточкам заданий, чтобы отслеживать выполнение задач.

• Коллективная работа. Подключайтесь к задачам, рассчитанным на нескольких сотрудников, и участвуйте в обсуждениях.

Дистанционный режим работы не предполагает проведение дистанционных видеоконференций. Для организации группового общения внутри компании применяется специальное программное обеспечение.
В чем заключаются главные преимущества его использования?

• Доступность. Если под рукой нет ноутбука или компьютера, сотрудник может войти в видеочат, используя мобильное устройство.

• Презентации. Их можно транслировать на общий экран, если есть необходимость в коллективном обсуждении.

• Опросы и голосования. Позволяют коллективу учитывать мнение каждого участника и совместно принимать важные решения.

• Обмен данными. Софт предусматривает возможность передачи файлов или переписки в чате.

• Автоматический перевод речи. Данная опция дает возможность всем сторонам переговоров понимать друг друга, что весьма актуально для международных компаний.

• Хранение записей. Если возникнет необходимость воспроизвести фрагмент совещания, данная функция будет полезна.

Конечно, отправить важные документы специалистам можно и с помощью корпоративной почты. Однако намного практичнее загрузить все рабочие файлы на единую платформу и обеспечить каждого сотрудника доступом к ней.

Какие задачи позволяет решить корпоративный файлообменник:

• Обмен документами. Удаленные работники могут зайти на сервис, скачать или загрузить необходимые файлы в любой момент.

• Обучение. Создайте специальные папки и наполните их обучающими видео, методичками, презентациями .

• Публикация новостей. Регулярно сообщайте коллективу о самых актуальных событиях, загружая их в специальную папку на файлообменнике.

• Архив проектов. Сохраняйте информацию о завершенных проектах — она может понадобиться вам при повторном взаимодействии с заказчиком или формировании профессионального портфолио компании.

• Хранение шаблонов. Сформируйте банк шаблонов основной документации с типовыми договорами, формами кадровых заявлений и пр.

Если у вас возникла новая бизнес-идея, то объяснить ее суть сотрудникам, которые трудятся удаленно, бывает достаточно сложно. Решить эту проблему можно с помощью специальных программ для визуального представления информации.

• Графики. Наглядно отследить результаты помогут схемы и диаграммы с обозначением важных метрик.

• Шаблоны. В ходе разработки инфографики можно использовать готовые шаблоны, разработанные под разные типы задач.

• Проекты. Транслируйте созданные презентации или ролики на удаленных летучках и видеоконференциях.

Сервисы по планированию задач и программы для управления проектами во многом обладают похожим функционалом, однако в первом случае речь идет о более точечном управлении, а во втором — об отслеживании деятельности отделов и специалистов в целом.

• Визуал. Отображение текущих целей и задач по всем направлениям работы компании.

• Исполнители. Теперь назначить ответственное лицо можно не только за промежуточные задачи, но и за каждый этап работы.

• Процент выполнения. Благодаря конкретным показателям следить за ходом дел в компании станет значительно проще.

Сотрудник получает при переходе на удаленную работу ряд преимуществ, в том числе комфорт и персональный график. Но на практике наблюдается довольно быстрое расхолаживание сотрудников, работающих самостоятельно. К самоконтролю привыкли немногие: всю жизнь работая в условиях офиса, где есть коллеги и начальник, при переходе на домашний режим человек теряет продуктивность.

Руководству нужно уделить внимание проверке KPI, при ошибках или просрочках разбираться в их причинах, не откладывая надолго, и всегда быть в курсе всех дел организации.

Не всем получается наладить коммуникацию вне офиса посредством мессенджеров и различных программ. Деловые переписки могут длиться неделями, не давая никакого результата.

Предотвратить возникновение таких сложностей позволяет тщательное формулирование правил взаимодействия, составление четкого расписания и постоянный надзор за его выполнением подчиненными.

Чем понятнее и прозрачнее будут требования руководства, тем меньше сложностей возникнет в процессе работы с персоналом на удаленке.

При использовании корпоративной техники или предоставлении работнику удаленного доступа к офисному компьютеру можно контролировать время, проведенное персоналом за работой, установив на рабочие станции специальную систему учета. Независимо от того, где находится компьютер компании, он остается ее собственностью, предназначенной исключительно для выполнения рабочих задач. Поэтому у вас есть полное право контролировать использование техники.

Если сотрудник работает на своем ПК, нужно создать отдельную учетную запись для работы. В ней устанавливаются необходимые для выполнения обязанностей программы и модуль учета трудовой активности. Должностные обязанности выполняются под рабочим аккаунтом, а для отдыха сотрудник переходит на личный.

Это базовый принцип организации работы. В условиях офиса все подстраиваются под ритм его жизнедеятельности, а домашняя жизнь у каждого проходит по-своему. Если есть возможность, то можно предоставить каждому сотруднику удобный график, по которому он будет работать и показывать результаты.

Конечно, есть специалисты, которые должны придерживаться стандартного графика работы, например, менеджеры по продажам. Но бухгалтеры и программисты вполне могут работать, как им удобно. Контролируйте результаты, а не время, потраченное на их достижение.

Переводя персонал на удаленную работу, вы даете ему ряд преимуществ. Можно работать по гибкому графику в комфортных домашних условиях с меньшим контролем со стороны руководства. Но для получения необходимой отдачи сотрудники должны быть заинтересованы в качественном выполнении своих обязанностей.

К специалисту нужно относиться как к партнеру или подрядчику, а не подчиненному. Поставьте перед ним задачу, разъясните KPI и продемонстрируйте свое доверие к его способности решать профессиональные вопросы.