Перевод организаций на удаленную работу

Сложная эпидемическая обстановка из-за коронавирусной инфекции не дает возможности работать в привычном режиме. Многие компании переводят сотрудников на удаленный формат работы. И при грамотном подходе и учете всех особенностей можно организовать удаленку для всей организации без потери в производительности и эффективности.

Специалисты компании ЭВМ сервис подготовят всё необходимое для организации удаленного рабочего места для работника организации.

Узнайте о
компании
за 2 минуты
Главная / Перевод организаций на удаленную работу

Наши преимущества

Опыт более 11 лет

Приходилось администрировать Windows Server 2003, ADSL модемы и общаться в ICQ.

Все включено

Выполняем ВСЕ задачи системного администратора в штате за скромную «зарплату».

Забота о клиенте

Персональный менеджер обеспечит уровень сервиса, поможет с закупками, проконтролирует доставку техники и ПО.

Сначала решим срочное

Первым делом 1С у бухгалтера и телефония у менеджера. Максимальное время простоя зафиксируем в договоре.

Основные способы перехода на удаленку

Организовать дистанционную работу персонала можно по трем схемам:

  1. На личных компьютерах сотрудников. Этот вариант используется в том случае, если не требуется установка особого программного обеспечения. Или, например, если софт находится в облачном хранилище и его не нужно устанавливать на каждый ПК.
  2. С передачей сотруднику в пользование корпоративной техники. Дать каждому сотруднику офисный ПК нужно в том случае, если на технике установлен необходимый софт для выполнения всех повседневных рабочих задач.
  3. С доступом к протоколу RDP (удаленного десктопа) по VPN. Это промежуточный вариант организации дистанционного режима работы. Удаленный рабочий стол присутствует на офисном компьютере сотрудника. И он получает возможность пользоваться файлохранилищем, а также мощной техникой.

Программные решения для организации удаленной работы

CRM-система незаменима в тех случаях, когда необходимо упорядочить бизнес-процессы. Данный инструмент позволяет оперативно решить следующие задачи:
  • Проекты. Распределение проектов между членами коллектива и контроль процесса их выполнения.

  • Цели. Постановка командных и личных целей для специалистов.

  • Эффективность. Составление наглядных графиков, которые позволяют проанализировать качество работы подчиненных.

  • Заявки. Сбор информации обо всех входящих обращениях в компанию и совершенных сделках.

  • Информация. Аккумуляция сведений о клиентах и их покупках.

  • Звонки. Совершение звонков и рассылка сообщений клиентам непосредственно из сервиса без применения дополнительных программ телефонии.

  • Анализ. Формирование отчетов по количеству продаж, что позволяет отследить выполнение плана.

После перехода организации на удаленную работу некоторые сотрудники расслабляются и выполняют свои обязанности спустя рукава. Практика показывает, что некоторые сотрудники справляются с задачей, к примеру, за час, а в отчете указывают, что трудились больше. Избежать таких неприятных моментов поможет программа для учета рабочего времени, которая устанавливается на компьютер специалиста. Какие задачи она позволяет решить:

  • Время. Можно увидеть время начала и окончания рабочего дня каждого сотрудника.

  • Анализ. Сервис покажет продуктивность подчиненных в разное время дня и в целом.

  • Контроль. Вам будет доступна информация о том, какие сайты посещают сотрудники в рабочее время, а также какие клавиши они используют и какие тексты набирают.

  • Трансляции. Строгие начальники смогут усилить контроль, просматривая записи с мониторов сотрудников или скриншоты их рабочего стола.

Для того чтобы процессы составления планов и распределения задач между сотрудниками не отнимали много времени и сил, используйте облачный планировщик. Данный инструмент позволит решить несколько задач по организации работы удаленной команды:

  • Задания. Вы сможете формулировать как крупные поручения, так и более мелкие, а также назначать исполнителей.

  • Дедлайны. Определять сроки выполнения задач и устанавливать напоминания для подчиненных во избежание задержек.

  • Приоритеты. Сервис позволит выделять наиболее важные задачи, чтобы специалисты могли правильно распределять рабочее время.

  • Отчеты и комментарии. Добавляйте их к карточкам заданий, чтобы отслеживать выполнение задач.

  • Коллективная работа. Подключайтесь к задачам, рассчитанным на нескольких сотрудников, и участвуйте в обсуждениях.

Дистанционный режим работы не предполагает проведение дистанционных видеоконференций. Для организации группового общения внутри компании применяется специальное программное обеспечение.
В чем заключаются главные преимущества его использования?

  • Доступность. Если под рукой нет ноутбука или компьютера, сотрудник может войти в видеочат, используя мобильное устройство.

  • Презентации. Их можно транслировать на общий экран, если есть необходимость в коллективном обсуждении.

  • Опросы и голосования. Позволяют коллективу учитывать мнение каждого участника и совместно принимать важные решения.

  • Обмен данными. Софт предусматривает возможность передачи файлов или переписки в чате.

  • Автоматический перевод речи. Данная опция дает возможность всем сторонам переговоров понимать друг друга, что весьма актуально для международных компаний.

  • Хранение записей. Если возникнет необходимость воспроизвести фрагмент совещания, данная функция будет полезна.

Конечно, отправить важные документы специалистам можно и с помощью корпоративной почты. Однако намного практичнее загрузить все рабочие файлы на единую платформу и обеспечить каждого сотрудника доступом к ней.

Какие задачи позволяет решить корпоративный файлообменник:

  • Обмен документами. Удаленные работники могут зайти на сервис, скачать или загрузить необходимые файлы в любой момент.

  • Обучение. Создайте специальные папки и наполните их обучающими видео, методичками, презентациями .

  • Публикация новостей. Регулярно сообщайте коллективу о самых актуальных событиях, загружая их в специальную папку на файлообменнике.

  • Архив проектов. Сохраняйте информацию о завершенных проектах — она может понадобиться вам при повторном взаимодействии с заказчиком или формировании профессионального портфолио компании.

  • Хранение шаблонов. Сформируйте банк шаблонов основной документации с типовыми договорами, формами кадровых заявлений и пр.

Если у вас возникла новая бизнес-идея, то объяснить ее суть сотрудникам, которые трудятся удаленно, бывает достаточно сложно. Решить эту проблему можно с помощью специальных программ для визуального представления информации.

  • Графики. Наглядно отследить результаты помогут схемы и диаграммы с обозначением важных метрик.

  • Шаблоны. В ходе разработки инфографики можно использовать готовые шаблоны, разработанные под разные типы задач.

  • Проекты. Транслируйте созданные презентации или ролики на удаленных летучках и видеоконференциях.

Сервисы по планированию задач и программы для управления проектами во многом обладают похожим функционалом, однако в первом случае речь идет о более точечном управлении, а во втором — об отслеживании деятельности отделов и специалистов в целом.

  • Визуал. Отображение текущих целей и задач по всем направлениям работы компании.

  • Исполнители. Теперь назначить ответственное лицо можно не только за промежуточные задачи, но и за каждый этап работы.

  • Процент выполнения. Благодаря конкретным показателям следить за ходом дел в компании станет значительно проще.

Среднее время реакции на обращение: 13,5 мин.
Среднее время решения задачи: 1 час 21 мин.

Инструменты для удаленной работы

Удаленный сотрудник должен уметь работать с современными приложениями для унифицированных коммуникаций и совместной работы. Microsoft Teams, Skype for Business, Zoom, Slack — использование этих и других инструментов не должны вызывать у сотрудников организации никаких сложностей.

Удаленный сотрудник должен пользоваться профессиональными периферийными аудиоустройствами, специально разработанными для унифицированных коммуникаций. Работнику понадобится устройство, оптимизированное для работы со Skype for Business, Teams и другими UC-платформами.

Компаниям лучше самостоятельно обеспечивать удаленных работников профессиональными аудиоустройствами с учетом используемой UC-платформы. Это инвестиция, которая окупится благодаря повышению эффективности коммуникаций, снижению усталости работников и высокому качеству передачи голоса.

Главные проблемы работодателя при удаленке и способы их решения

Сотрудник получает при переходе на удаленную работу ряд преимуществ, в том числе комфорт и персональный график. Но на практике наблюдается довольно быстрое расхолаживание сотрудников, работающих самостоятельно. К самоконтролю привыкли немногие: всю жизнь работая в условиях офиса, где есть коллеги и начальник, при переходе на домашний режим человек теряет продуктивность.

Руководству нужно уделить внимание проверке KPI, при ошибках или просрочках разбираться в их причинах, не откладывая надолго, и всегда быть в курсе всех дел организации.

Не всем получается наладить коммуникацию вне офиса посредством мессенджеров и различных программ. Деловые переписки могут длиться неделями, не давая никакого результата.

Предотвратить возникновение таких сложностей позволяет тщательное формулирование правил взаимодействия, составление четкого расписания и постоянный надзор за его выполнением подчиненными.

Чем понятнее и прозрачнее будут требования руководства, тем меньше сложностей возникнет в процессе работы с персоналом на удаленке.

Выгодно, профессионально, удобно

Поможем сэкономить на услугах провайдеров до 50%.
Реагируем на любое обращение в течение 15 минут.
Гарантируем отсутствие простоя критических сервисов более
4 часов
по договору.
Ваши данные будут в полной безопасности. Заключаем NDA, обеспечим резервирование и безопасность данных.
Инженеры в нашей команде - фанаты своего дела
с большим опытом.
Поэтапно внедрим новые технологии и повысим производительность и отказоустойчивость текущих систем.
Для нас важно Ваше удобство и комфорт, поэтому можно обращаться в Whatsapp и Telegram, а также через приложение.
Вы всегда будете в курсе всех событий. Предоставляем доступ в личный кабинет для контроля текущих заявок.

Оформление перевода по законам РФ

Для того чтобы все было оформлено по правилам и нельзя было обвинить работодателя в нарушении законодательства, нужно провести работы по переводу сотрудников на удаленный формат работы по такому алгоритму:

  1. Сотрудники пишут заявление о переходе на дистанционную работу.
  2. Потом необходимо о ормить и подписать с каждым сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем должны быть оговорены все условия выполнения трудовых обязанностей.
  3. Издать приказ, распоряжение о переходе на удаленную работу.
  4. Заключить с лицами, которые отвечают за техническое оснащение, договоры о материальной ответственности и передать технику по акту.

Мотивация сотрудников на удаленной работе

  1. Руководителям полезно оказывать сотрудникам дома в непривычной для них рабочей обстановке моральную и психологическую поддержку. Не допускайте ситуаций, когда с кем-то из сотрудников вы неделю контактируете только по электронной почте, хотя раньше регулярно общались лично.
  2. Не забывайте поздравить сотрудника с днем рождения или юбилеем работы в компании – это точно будет приятно, а маленький виртуальный подарок от руководителя и коллег может дополнительно поднять настроение.
  3. Не допускайте паники и пережевывания сотрудниками негативных новостей, вселяйте в них оптимизм.
  4. У сотрудника на удаленной работе есть масса соблазнов, так как дома есть много отвлекающих моментов. Задача руководителя, в том числе, помочь сотруднику выполнять рабочие задачи в условиях оторванности от рабочего места, команды, при этом продолжать чувствовать, что он часть команды, что компания о нем заботится.
  5. Дайте понять сотрудникам, что удаленная работа – это такая же работа с коммуникациями и результатом не хуже, чем в офисе. Объясните, что не у всех может быть достаточно самоорганизации – и некоторым напрягаться придется больше. Рабочий день – такой же, как в офисе, все это время сотрудник должен быть на связи и оперативно реагировать на обращения.

Психологический аспект перехода в домашний офис

При использовании корпоративной техники или предоставлении работнику удаленного доступа к офисному компьютеру можно контролировать время, проведенное персоналом за работой, установив на рабочие станции специальную систему учета. Независимо от того, где находится компьютер компании, он остается ее собственностью, предназначенной исключительно для выполнения рабочих задач. Поэтому у вас есть полное право контролировать использование техники.

Если сотрудник работает на своем ПК, нужно создать отдельную учетную запись для работы. В ней устанавливаются необходимые для выполнения обязанностей программы и модуль учета трудовой активности. Должностные обязанности выполняются под рабочим аккаунтом, а для отдыха сотрудник переходит на личный.

Это базовый принцип организации работы. В условиях офиса все подстраиваются под ритм его жизнедеятельности, а домашняя жизнь у каждого проходит по-своему. Если есть возможность, то можно предоставить каждому сотруднику удобный график, по которому он будет работать и показывать результаты.

Конечно, есть специалисты, которые должны придерживаться стандартного графика работы, например, менеджеры по продажам. Но бухгалтеры и программисты вполне могут работать, как им удобно. Контролируйте результаты, а не время, потраченное на их достижение.

Переводя персонал на удаленную работу, вы даете ему ряд преимуществ. Можно работать по гибкому графику в комфортных домашних условиях с меньшим контролем со стороны руководства. Но для получения необходимой отдачи сотрудники должны быть заинтересованы в качественном выполнении своих обязанностей.

К специалисту нужно относиться как к партнеру или подрядчику, а не подчиненному. Поставьте перед ним задачу, разъясните KPI и продемонстрируйте свое доверие к его способности решать профессиональные вопросы.

Обеспечим бесперебойную работоспособность ИТ-сервисов и защищенность данных компании уже в первый месяц обслуживания.
Сократим расходы на связь и ИТ услуг в полтора раза, поможем автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы.

Результативный перевод компании на удаленный формат работы

По каждому подразделению необходимо определить бизнес-процессы, которые не могут останавливаться из-за перехода на удалённую работу и те, которые можно временно заморозить. По критичным процессам назначить ответственных и их исполнителей. 

Если возможности удалённой работы нет, её требуется срочно организовать. Самый простой способ — доступ к рабочим компьютерам с домашних, как к удалённым рабочим столам. В этом случае в офисе обязательно должен дежурить хотя бы один сотрудник для перезагрузки зависших компьютеров и т.п. 

Советы, как организовать удаленный доступ:

  1. Настроить доступ к своей сети через интернет с помощью существующего роутера.
  2. Можно использовать сервис «1С:Линк» для быстрого удалённого доступа к базам 1С, в которых ведется учет предприятия.
  3. Необходимо перевести свою 1С в облако – «1С:Фреш» или «ГРМ».
  4. Нужно подключить средства удалённого доступа.
  5. Документы компании нужно выгрузить в облака.
  6. Надо организовать VPN для предприятия.

В большинстве компаний часть документооборота бумажная, поэтому надо продумать, как с ним работать. Можно быстро перевести всю информацию в электронный документооборот (ЭДО).

В ЭДО для сдачи отчётности в электронном виде используются электронно-цифровые подписи, надо убедиться, что с удалённых компьютеров они будут нормально работать.

Автоматизация и
полный контороль

helpdesk2
Система заявок

Для учета и обработки обращении мы используем автоматизированную систему регистрации заявок. Вы всегда будете в курсе статуса и срока решения проблемы. Предоставим доступ в ваш личный кабинет, где вы сможете отслеживать все заявки компании.

monitoring
Мониторинг

24/7 наша автоматизированная система мониторинга «присматривает» за вашей инфраструктурой.
Мы узнаем о проблеме раньше, чем вы успеете о ней сообщить. Система контролирует все ключевые показатели и позволяет спрогнозировать инцидент.

teamviewer
Удаленный доступ

Для оперативного решения проблем, мы организуем удаленный доступ к каждому устройству. Не беспокойтесь, трафик шифруется, а доступ к компьютеру может получить только наш специалист с согласия вашего сотрудника.

SLA

Соглашение об
уровне сервиса

В рамках договора обслуживания, заключаем Соглашение об уровне сервиса (SLA). Данный документ определяет критерии оценки качества услуг, а также санкции за нарушение оговоренных сроков.
В документе определены уровни критичности ИТ-сервисов*, сроки реакции на обращения и устранения инцидентов в зависимости от приоритетов. Мы несем финансовую ответственность за качество оказанных услуг.

90% клиентов пришли к нам по рекомендации

Наша команда

Адамян2
Генеральный директор Даниэль
Агеев3
Руководитель технической поддержки Илья
Щеглова
Менеджер по работе с клиентами Алёна
Фомин
Руководитель направления
инфраструктурных проектов
Алексей
Зайцев
Ведущий системный администратор Павел
Маленький
Системный администратор Валентин
Макаров
Системный администратор Александр
Никольский
Системный администратор Никита

Удобно

У нас имеется несколько каналов для обращения в техническую поддержку:

mail-send

E-mail

smartphone

Телефон

android

Мобильное приложение

web-page

Web-портал

paper-plane

Telegram

5 шагов решения проблемы

lp1
Заявка поступает в
нашу систему
HelpDesk
lp2
Назначается ответственный
специалист компании
lp3
Специалист компании
связывается с
с Вами
lp4
Решает проблему удаленно, либо с
выездом в офис
lp5
Вы сможете оценить качество работы специалиста компании
Клиенты о нас

Начать работать с нами просто

one

Оставьте заявку
на сайте

  • Менеджер компании свяжется с Вами в течение 15 мин.
  • Составим коммерческое предложение
  • Проведем бесплатный экспресс ИТ-аудит
two

Подпишем
договор

  • Установим на все компьютеры компании и сотрудников
    программу для удаленного доступа
  • Предоставим короткую, понятную
    инструкцию по взаимодействию
three

Обеспечим
бесперебойную работу

  • Ваши сотрудники могут
    формировать заявки на
    обслуживание ИТ-систем удобным для них
    способом
  • После поступления заявки специалисты ИТ-компании в течение 15
    минут приступят к решению
    проблемы
manager

Здравствуйте, меня зовут Даниэль, я руководитель компании и системный администратор с 11-летним опытом.

С 2001 года, с момента появление домашнего компьютера, я начал осваивать программное, аппаратное обеспечения и интернет. Самостоятельно устанавливал программы, изучал компоненты материнской платы. Спустя несколько лет, ко мне стали обращаться за компьютерной помощью родственники и друзья. Мне нравилось решать подобного рода задачи. В более осознанном возрасте, я пришел к мысли о призвании помогать людям в решении проблем с компьютерной техникой и развиваться как профессионал в этой области.

Пройдя путь от компьютерного мастера до системного администратора, проработав в нескольких компаниях, желание приносить больше пользы и организовать безупречный сервис для людей не покидало меня. Это стало причиной создания и идеологической основой компании «ЭВМ Сервис».

В нашей команде работают преданные своему делу профессионалы, для которых увлечение стало профессией. Сочетание увлеченности, профильного образования, постоянного повышения квалификации и опыта, позволяют нам решать задачи быстро и качественно. Наши ценности — профессионализм, надежность и доверие.

Отправьте свой номер и я лично свяжусь с Вами в течение 15 минут и отвечу на все вопросы.

    Нам доверяют

    Schmitz_Cargobull_Logo servier Alimak_Group gk-miel-bb14d8df375ccf0c9225b03e45deed36
    Защитите ценную коммерческую информацию от киберугроз
    Получите бесплатную, подробную инструкцию "Информационная безопасность для руководителя, или как избежать риска потери информации"
    в формате PDF на почту.

      Остались вопросы?

      Оставьте заявку и наш менеджер свяжется с Вами в течение 15 минут

        г. Москва, м. Менделеевская,
        ул. Новослободская д. 55с.1

        +7 (495) 266-07-27

        Работаем в Москве и Московской области