Перевод сотрудников на удаленную работу

В условиях пандемии и кризиса многие компании переводят своих сотрудников на удаленный формат работы. Для того чтобы сделать все правильно, не допустить технических ошибок, необходимо обратиться к профессионалам компании ЭВМ сервис.

Наши сотрудники подготовят всё необходимое для организации удаленного рабочего места для работника организации.

Узнайте о
компании
за 2 минуты
Главная / Перевод сотрудников на удаленную работу

Наши преимущества

Опыт более 11 лет

Приходилось администрировать Windows Server 2003, ADSL модемы и общаться в ICQ.

Все включено

Выполняем ВСЕ задачи системного администратора в штате за скромную «зарплату».

Забота о клиенте

Персональный менеджер обеспечит уровень сервиса, поможет с закупками, проконтролирует доставку техники и ПО.

Сначала решим срочное

Первым делом 1С у бухгалтера и телефония у менеджера. Максимальное время простоя зафиксируем в договоре.

Как организовать обмен информацией на удаленке?

Хранение и обмен данными в бизнесе — серьезное и ответственное дело. Обычно такие процессы осуществляются в специальных программах, где необходимо соблюдать ряд условий:

1. Создать определенную трудовую систему и придерживаться ее.

2. Дублировать документацию по двум системам.

3. Иметь резервную папку для документов, которые пока не подходят ни для одной основной папки.

4. Периодически просматривать данные в папках: информация может стать неактуальной, невостребованной, тогда ее следует удалять или переносить в другие папки.

5. Хранить все и всегда, высвобождая пространство за счет резервных носителей, облачных систем.

Среднее время реакции на обращение: 13,5 мин.
Среднее время решения задачи: 1 час 21 мин.

Инструменты для удаленной работы

Удаленный сотрудник должен уметь работать с современными приложениями для унифицированных коммуникаций и совместной работы. Microsoft Teams, Skype for Business, Zoom, Slack — использование этих и других инструментов не должны вызывать у сотрудников организации никаких сложностей.

Удаленный сотрудник должен пользоваться профессиональными периферийными аудиоустройствами, специально разработанными для унифицированных коммуникаций. Работнику понадобится устройство, оптимизированное для работы со Skype for Business, Teams и другими UC-платформами.

Компаниям лучше самостоятельно обеспечивать удаленных работников профессиональными аудиоустройствами с учетом используемой UC-платформы. Это инвестиция, которая окупится благодаря повышению эффективности коммуникаций, снижению усталости работников и высокому качеству передачи голоса.

Выгодно, профессионально, удобно

Поможем сэкономить на услугах провайдеров до 50%.
Реагируем на любое обращение в течение 15 минут.
Гарантируем отсутствие простоя критических сервисов более
4 часов
по договору.
Ваши данные будут в полной безопасности. Заключаем NDA, обеспечим резервирование и безопасность данных.
Инженеры в нашей команде - фанаты своего дела
с большим опытом.
Поэтапно внедрим новые технологии и повысим производительность и отказоустойчивость текущих систем.
Для нас важно Ваше удобство и комфорт, поэтому можно обращаться в Whatsapp и Telegram, а также через приложение.
Вы всегда будете в курсе всех событий. Предоставляем доступ в личный кабинет для контроля текущих заявок.

Плюсы удаленной работы

Как показывают различные исследования, вовлеченность в работу дистанционных сотрудников может быть выше, чем у тех, кто каждый день ходит на работу в офис. Также к основным плюсам дистанционной работы можно отнести:

  • Сэкономить офисный бюджет. При дистанционной работе работодатель экономит на стационарном рабочем месте, аренде и уборке офиса, коммунальных платежах и оборудовании.
  • Не нужно проводить обучение и инструктаж по охране труда с удаленщиками.
  • Команду можно собрать по всей стране. С дистанционной работой работодатель может не ограничиваться сотрудниками, которые живут в одном городе с ним. Можно нанять на работу человека из любой точки страны и даже мира.
  • Снизить издержки на оплату труда для выполнения трудовой функции. Работодатель может найти квалифицированных сотрудников за меньшие деньги, чем, например, в его регионе или городе. Место жизни и работы сотрудника может отличаться от места нахождения работодателя. Например, бухгалтер по расчету зарплаты из регионов может согласиться работать за 25 000—30 000 Р в месяц, а в Москве квалифицированного специалиста за такие деньги можно даже не искать.

Программные решения для организации удаленной работы

CRM-система незаменима в тех случаях, когда необходимо упорядочить бизнес-процессы. Данный инструмент позволяет оперативно решить следующие задачи:
  • Проекты. Распределение проектов между членами коллектива и контроль процесса их выполнения.

  • Цели. Постановка командных и личных целей для сотрудников.

  • Эффективность. Составление наглядных графиков, которые позволяют проанализировать качество работы подчиненных.

  • Заявки. Сбор информации обо всех входящих обращениях в компанию и совершенных сделках.

  • Информация. Аккумуляция сведений о клиентах и их покупках.

  • Звонки. Совершение звонков и рассылка сообщений клиентам непосредственно из сервиса без применения дополнительных программ телефонии.

  • Анализ. Формирование отчетов по количеству продаж, что позволяет отследить выполнение плана.

После перехода организации на удаленную работу некоторые сотрудники расслабляются и выполняют свои обязанности спустя рукава. Практика показывает, что некоторые сотрудники справляются с задачей, к примеру, за час, а в отчете указывают, что трудились больше. Избежать таких неприятных моментов поможет программа для учета рабочего времени, которая устанавливается на компьютер мастера. Какие задачи она позволяет решить:

  • Время и режим рабочего времени. Можно увидеть время начала и окончания рабочего дня каждого сотрудника.

  • Анализ. Сервис покажет продуктивность подчиненных в разное время дня и в целом.

  • Контроль. Вам будет доступна информация о том, какие сайты посещают сотрудники в рабочее время, а также какие клавиши они используют и какие тексты набирают.

  • Трансляции. Строгие начальники смогут усилить контроль, просматривая записи с мониторов сотрудников или скриншоты их рабочего стола.

Для того чтобы процессы составления планов и распределения задач между сотрудниками не отнимали много времени и сил, используйте облачный планировщик. Данный инструмент позволит решить несколько задач по организации работы удаленной команды:

  • Задания. Вы сможете формулировать как крупные поручения, так и более мелкие, а также назначать исполнителей.

  • Дедлайны. Определять сроки выполнения задач и устанавливать напоминания для подчиненных во избежание задержек.

  • Приоритеты. Сервис позволит выделять наиболее важные задачи, чтобы профессионалы могли правильно распределять рабочее время.

  • Отчеты и комментарии. Добавляйте их к карточкам заданий, чтобы отслеживать выполнение задач.

  • Коллективная работа. Подключайтесь к задачам, рассчитанным на нескольких сотрудников, и участвуйте в обсуждениях.

Дистанционный режим работы не предполагает проведение дистанционных видеоконференций. Для организации группового общения внутри компании применяется специальное программное обеспечение.
В чем заключаются главные преимущества его использования?

  • Доступность. Если под рукой нет ноутбука или компьютера, сотрудник может войти в видеочат, используя мобильное устройство.

  • Презентации. Их можно транслировать на общий экран, если есть необходимость в коллективном обсуждении.

  • Опросы и голосования. Позволяют коллективу учитывать мнение каждого участника и совместно принимать важные решения.

  • Обмен данными. Софт предусматривает возможность передачи файлов или переписки в чате.

  • Автоматический перевод речи. Данная опция дает возможность всем сторонам переговоров понимать друг друга, что весьма актуально для международных компаний.

  • Хранение записей. Если возникнет необходимость воспроизвести фрагмент совещания, данная функция будет полезна.

Конечно, отправить важные документы работникам можно и с помощью корпоративной почты. Однако намного практичнее загрузить все рабочие файлы на единую платформу и обеспечить каждого сотрудника доступом к ней.

Какие задачи позволяет решить корпоративный файлообменник:

  • Обмен документами. Удаленные работники могут зайти на сервис, скачать или загрузить необходимые файлы в любой момент.

  • Обучение. Создайте специальные папки и наполните их обучающими видео, методичками, презентациями .

  • Публикация новостей. Регулярно сообщайте коллективу о самых актуальных событиях, загружая их в специальную папку на файлообменнике.

  • Архив проектов. Сохраняйте информацию о завершенных проектах — она может понадобиться вам при повторном взаимодействии с заказчиком или формировании профессионального портфолио компании.

  • Хранение шаблонов. Сформируйте банк шаблонов основной документации с типовыми договорами, формами кадровых заявлений и пр.

Если у вас возникла новая бизнес-идея, то объяснить ее суть сотрудникам, которые трудятся удаленно, бывает достаточно сложно. Решить эту проблему можно с помощью специальных программ для визуального представления информации.

  • Графики. Наглядно отследить результаты помогут схемы и диаграммы с обозначением важных метрик.

  • Шаблоны. В ходе разработки инфографики можно использовать готовые шаблоны, разработанные под разные типы задач.

  • Проекты. Транслируйте созданные презентации или ролики на удаленных летучках и видеоконференциях.

Сервисы по планированию задач и программы для управления проектами во многом обладают похожим функционалом, однако в первом случае речь идет о более точечном управлении, а во втором — об отслеживании деятельности отделов и профессионалов в целом.

  • Визуал. Отображение текущих целей и задач по всем направлениям работы компании.

  • Исполнители. Теперь назначить ответственное лицо можно не только за промежуточные задачи, но и за каждый этап работы.

  • Процент выполнения. Благодаря конкретным показателям следить за ходом дел в компании станет значительно проще.

На что обратить внимание при оформлении трудового договора на удаленке?

Трудовой договор с дистанционным сотрудником оформляют, как обычно, в нем прописывают фамилию, имя и отчество работника, его должность, зарплату, гарантии и компенсации.

Но работодателю нужно обратить внимание на такие моменты:

  1. Место работы. В трудовом договоре с дистанционным сотрудником должно быть прописано, что он выполняет свою работу дистанционно, вне места расположения работодателя. В качестве места работы должно быть указано название организации и населенный пункт ее регистрации.
  2. Режим работы и отдыха. В трудовом договоре обязательно должен быть установлен режим рабочего времени. Если в трудовом договоре ничего не указано про режим работы, сотрудник определяет сам, когда работать, а когда отдыхать. Важно понимать, что в таком случае работодатель не может уволить сотрудника за прогулы или не выход на связь в течение рабочего дня.
  3. Отчет о проделанной работе. Важно сразу в договоре определить, в какие сроки и как работник должен отчитываться о проделанной работе.
  4. Основания для увольнения. С дистанционным работником можно расстаться по другим, не указанным в трудовом кодексе основаниям. Эти основания должны быть прописаны в трудовом договоре.

Частые вопросы

Перевод офисных сотрудников на удаленную работу возможен в трех вариантах: на постоянную работу, временную работу и комбинированную, когда сотрудник чередует удаленную и офисную работу (ст. 312.1 ТК). Во всех трех случаях работодатель обязан заключить с сотрудником дополнительное соглашение, ведь менять условия трудового договора можно только по соглашению сторон (ответ Роструда на вопрос № 146365 от 22.03.2021).

С новым сотрудником работодатель должен заключить дистанционный трудовой договор.

Документы можно оформить как в офисе, так и дистанционно. Если выбирается второй случай, то компании может потребоваться усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику - усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись. Работник вправе запросить бумажную версию трудового договора или дополнительного соглашения.

Если перевод на дистанционную работу касается сразу многих сотрудников, то общие вопросы нужно прописать в локальном акте, а индивидуальные детали в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Нельзя прописывать условия, которые противоречат Трудовому кодексу. Компания не вправе указывать, что уволит работника, если он не выходил на связь в течение рабочего дня, ведь по действующему законодательству уволить можно, если нет связи в течение двух дней (ст. 312.8 ТК). Но если хотите дать больше времени на ответ, например три дня, укажите это в локальном акте.

Постоянная удаленная работа – это перевод сотрудника на дистанционку в течение действия всего срока трудового договора. Работодателю и сотруднику не нужны причины для перевода на дистанционную работу. Достаточно обоюдного согласия между работником и работодателем, чтобы работать удаленно.

Для перевода компания должна оформить дополнительное соглашение и приказ. Если есть локальный акт, то прописывать все правила в дополнительном соглашении не нужно, сошлитесь на внутренний документ. В соглашении укажите только индивидуальные условия для работника.

После того как работодатель и сотрудник подписали дополнительное соглашение, издается приказ. Унифицированной формы нет, поэтому можно составить документ в свободной форме. В приказе укажите факт перехода на дистанционный формат, дату начала работы в этом формате и данные сотрудника.

До 1 января 2021 года Трудовой кодекс не предусматривал временный перевод на удаленку. Но теперь стало проще работать дистанционно, так как такой формат работы закреплен официально (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ).

Временная удаленная работа – это перевод сотрудника на дистанционку на срок, который прописан в договоре, но не более 6 месяцев. При этом нет ограничений по количеству периодов дистанционной работы в пределах этого срока (ответ Роструда на вопрос № 146323 от 21.03.2021).

Для перевода нужно оформить дополнительное соглашение, в котором нужно максимально указать условия, при которых сотрудник остается на удаленке или выходит в офис. Таким образом можно избежать спорных ситуаций.

Нужно издать приказ о временной дистанционной работе. Основаниями могут выступать дополнительное соглашение и заявление работника о переводе на временную удаленку.

Комбинированный дистанционный труд предполагает, что сотрудник будет чередовать дистанционную и офисную работу. До 2021 года компании не могли заключать договоры на комбинированную работу, поэтому с сотрудниками оформляли трудовые договоры на работу в офисе, а по устному соглашению с работодателем сотрудник работал из дома. Теперь же можно комбинировать форматы официально (ст. 312.1 ТК). Условия можно прописать в трудовом договоре при найме сотрудника или в дополнительном соглашении с уже работающим специалистом.

В исключительных случаях по инициативе работодателя, например, при угрозе жизни сотрудникам, при отсутствии нормальных жизненных условия – катастрофа, эпидемия, несчастный случай на производстве (ст. 312.9 ТК РФ), компания вправе перевести сотрудников на удаленную работу.

В такой ситуации для перевода на удаленную работу не нужно получать согласие работника и менять трудовой договор. По своему усмотрению компания принимает локальный нормативный акт, в котором указывает обстоятельства перевода, список работников, которые уходят на удаленку, срок перевода, порядок организации труда сотрудников и порядок обеспечения их необходимым для работы. Это не противоречит нормам трудового законодательства.

Обеспечим бесперебойную работоспособность ИТ-сервисов и защищенность данных компании уже в первый месяц обслуживания.
Сократим расходы на связь и ИТ услуг в полтора раза, поможем автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы.

SLA

Соглашение об
уровне сервиса

В рамках договора обслуживания, заключаем Соглашение об уровне сервиса (SLA). Данный документ определяет критерии оценки качества услуг, а также санкции за нарушение оговоренных сроков.
В документе определены уровни критичности ИТ-сервисов*, сроки реакции на обращения и устранения инцидентов в зависимости от приоритетов. Мы несем финансовую ответственность за качество оказанных услуг.

90% клиентов пришли к нам по рекомендации

Наша команда

Адамян2
Генеральный директор Даниэль
Агеев3
Руководитель технической поддержки Илья
Щеглова
Менеджер по работе с клиентами Алёна
Фомин
Руководитель направления
инфраструктурных проектов
Алексей
Зайцев
Ведущий системный администратор Павел
Маленький
Системный администратор Валентин
Макаров
Системный администратор Александр
Никольский
Системный администратор Никита

Удобно

У нас имеется несколько каналов для обращения в техническую поддержку:

mail-send

E-mail

smartphone

Телефон

android

Мобильное приложение

web-page

Web-портал

paper-plane

Telegram

5 шагов решения проблемы

lp1
Заявка поступает в
нашу систему
HelpDesk
lp2
Назначается ответственный
работник компании
lp3
Мастер компании
связывается с
с Вами
lp4
Решает проблему удаленно, либо с
выездом в офис
lp5
Вы сможете оценить качество работы специалиста компании
Клиенты о нас

Начать работать с нами просто

one

Оставьте заявку
на сайте

  • Менеджер компании свяжется с Вами в течение 15 мин.
  • Составим коммерческое предложение
  • Проведем бесплатный экспресс ИТ-аудит
two

Подпишем
договор

  • Установим на все компьютеры компании и сотрудников
    программу для удаленного доступа
  • Предоставим короткую, понятную
    инструкцию по взаимодействию
three

Обеспечим
бесперебойную работу

  • Ваши сотрудники могут
    формировать заявки на
    обслуживание ИТ-систем удобным для них
    способом
  • После поступления заявки ИТ-специалисты организации в течение 15
    минут приступят к решению
    проблемы
manager

Здравствуйте, меня зовут Даниэль, я руководитель компании и системный администратор с 11-летним опытом.

С 2001 года, с момента появление домашнего компьютера, я начал осваивать программное, аппаратное обеспечения и интернет. Самостоятельно устанавливал программы, изучал компоненты материнской платы. Спустя несколько лет, ко мне стали обращаться за компьютерной помощью родственники и друзья. Мне нравилось решать подобного рода задачи. В более осознанном возрасте, я пришел к мысли о призвании помогать людям в решении проблем с компьютерной техникой и развиваться как профессионал в этой области.

Пройдя путь от компьютерного мастера до системного администратора, проработав в нескольких компаниях, желание приносить больше пользы и организовать безупречный сервис для людей не покидало меня. Это стало причиной создания и идеологической основой компании «ЭВМ Сервис».

В нашей команде работают преданные своему делу профессионалы, для которых увлечение стало профессией. Сочетание увлеченности, профильного образования, постоянного повышения квалификации и опыта, позволяют нам решать задачи быстро и качественно. Наши ценности — профессионализм, надежность и доверие.

Отправьте свой номер и я лично свяжусь с Вами в течение 15 минут и отвечу на все вопросы.

    Нам доверяют

    Schmitz_Cargobull_Logo servier Alimak_Group gk-miel-bb14d8df375ccf0c9225b03e45deed36
    Защитите ценную коммерческую информацию от киберугроз
    Получите бесплатную, подробную инструкцию "Информационная безопасность для руководителя, или как избежать риска потери информации"
    в формате PDF на почту.

      Остались вопросы?

      Оставьте заявку и наш менеджер свяжется с Вами в течение 15 минут

        г. Москва, м. Менделеевская,
        ул. Новослободская д. 55с.1

        +7 (495) 266-07-27

        Работаем в Москве и Московской области