Перевод сотрудников на удаленную работу

• Проекты. Распределение проектов между членами коллектива и контроль процесса их выполнения.

• Цели. Постановка командных и личных целей для сотрудников.

• Эффективность. Составление наглядных графиков, которые позволяют проанализировать качество работы подчиненных.

• Заявки. Сбор информации обо всех входящих обращениях в компанию и совершенных сделках.

• Информация. Аккумуляция сведений о клиентах и их покупках.

• Звонки. Совершение звонков и рассылка сообщений клиентам непосредственно из сервиса без применения дополнительных программ телефонии.

• Анализ. Формирование отчетов по количеству продаж, что позволяет отследить выполнение плана.

После перехода организации на удаленную работу некоторые сотрудники расслабляются и выполняют свои обязанности спустя рукава. Практика показывает, что некоторые сотрудники справляются с задачей, к примеру, за час, а в отчете указывают, что трудились больше. Избежать таких неприятных моментов поможет программа для учета рабочего времени, которая устанавливается на компьютер мастера. Какие задачи она позволяет решить:

• Время и режим рабочего времени. Можно увидеть время начала и окончания рабочего дня каждого сотрудника.

• Анализ. Сервис покажет продуктивность подчиненных в разное время дня и в целом.

• Контроль. Вам будет доступна информация о том, какие сайты посещают сотрудники в рабочее время, а также какие клавиши они используют и какие тексты набирают.

• Трансляции. Строгие начальники смогут усилить контроль, просматривая записи с мониторов сотрудников или скриншоты их рабочего стола.

Для того чтобы процессы составления планов и распределения задач между сотрудниками не отнимали много времени и сил, используйте облачный планировщик. Данный инструмент позволит решить несколько задач по организации работы удаленной команды:

• Задания. Вы сможете формулировать как крупные поручения, так и более мелкие, а также назначать исполнителей.

• Дедлайны. Определять сроки выполнения задач и устанавливать напоминания для подчиненных во избежание задержек.

• Приоритеты. Сервис позволит выделять наиболее важные задачи, чтобы профессионалы могли правильно распределять рабочее время.

• Отчеты и комментарии. Добавляйте их к карточкам заданий, чтобы отслеживать выполнение задач.

• Коллективная работа. Подключайтесь к задачам, рассчитанным на нескольких сотрудников, и участвуйте в обсуждениях.

Дистанционный режим работы не предполагает проведение дистанционных видеоконференций. Для организации группового общения внутри компании применяется специальное программное обеспечение.
В чем заключаются главные преимущества его использования?

• Доступность. Если под рукой нет ноутбука или компьютера, сотрудник может войти в видеочат, используя мобильное устройство.

• Презентации. Их можно транслировать на общий экран, если есть необходимость в коллективном обсуждении.

• Опросы и голосования. Позволяют коллективу учитывать мнение каждого участника и совместно принимать важные решения.

• Обмен данными. Софт предусматривает возможность передачи файлов или переписки в чате.

• Автоматический перевод речи. Данная опция дает возможность всем сторонам переговоров понимать друг друга, что весьма актуально для международных компаний.

• Хранение записей. Если возникнет необходимость воспроизвести фрагмент совещания, данная функция будет полезна.

Конечно, отправить важные документы работникам можно и с помощью корпоративной почты. Однако намного практичнее загрузить все рабочие файлы на единую платформу и обеспечить каждого сотрудника доступом к ней.

Какие задачи позволяет решить корпоративный файлообменник:

• Обмен документами. Удаленные работники могут зайти на сервис, скачать или загрузить необходимые файлы в любой момент.

• Обучение. Создайте специальные папки и наполните их обучающими видео, методичками, презентациями .

• Публикация новостей. Регулярно сообщайте коллективу о самых актуальных событиях, загружая их в специальную папку на файлообменнике.

• Архив проектов. Сохраняйте информацию о завершенных проектах — она может понадобиться вам при повторном взаимодействии с заказчиком или формировании профессионального портфолио компании.

• Хранение шаблонов. Сформируйте банк шаблонов основной документации с типовыми договорами, формами кадровых заявлений и пр.

Если у вас возникла новая бизнес-идея, то объяснить ее суть сотрудникам, которые трудятся удаленно, бывает достаточно сложно. Решить эту проблему можно с помощью специальных программ для визуального представления информации.

• Графики. Наглядно отследить результаты помогут схемы и диаграммы с обозначением важных метрик.

• Шаблоны. В ходе разработки инфографики можно использовать готовые шаблоны, разработанные под разные типы задач.

• Проекты. Транслируйте созданные презентации или ролики на удаленных летучках и видеоконференциях.

Сервисы по планированию задач и программы для управления проектами во многом обладают похожим функционалом, однако в первом случае речь идет о более точечном управлении, а во втором — об отслеживании деятельности отделов и профессионалов в целом.

• Визуал. Отображение текущих целей и задач по всем направлениям работы компании.

• Исполнители. Теперь назначить ответственное лицо можно не только за промежуточные задачи, но и за каждый этап работы.

• Процент выполнения. Благодаря конкретным показателям следить за ходом дел в компании станет значительно проще.

Перевод офисных сотрудников на удаленную работу возможен в трех вариантах: на постоянную работу, временную работу и комбинированную, когда сотрудник чередует удаленную и офисную работу (ст. 312.1 ТК). Во всех трех случаях работодатель обязан заключить с сотрудником дополнительное соглашение, ведь менять условия трудового договора можно только по соглашению сторон (ответ Роструда на вопрос № 146365 от 22.03.2021).

С новым сотрудником работодатель должен заключить дистанционный трудовой договор.

Документы можно оформить как в офисе, так и дистанционно. Если выбирается второй случай, то компании может потребоваться усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику - усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись. Работник вправе запросить бумажную версию трудового договора или дополнительного соглашения.

Если перевод на дистанционную работу касается сразу многих сотрудников, то общие вопросы нужно прописать в локальном акте, а индивидуальные детали в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Нельзя прописывать условия, которые противоречат Трудовому кодексу. Компания не вправе указывать, что уволит работника, если он не выходил на связь в течение рабочего дня, ведь по действующему законодательству уволить можно, если нет связи в течение двух дней (ст. 312.8 ТК). Но если хотите дать больше времени на ответ, например три дня, укажите это в локальном акте.

Постоянная удаленная работа – это перевод сотрудника на дистанционку в течение действия всего срока трудового договора. Работодателю и сотруднику не нужны причины для перевода на дистанционную работу. Достаточно обоюдного согласия между работником и работодателем, чтобы работать удаленно.

Для перевода компания должна оформить дополнительное соглашение и приказ. Если есть локальный акт, то прописывать все правила в дополнительном соглашении не нужно, сошлитесь на внутренний документ. В соглашении укажите только индивидуальные условия для работника.

После того как работодатель и сотрудник подписали дополнительное соглашение, издается приказ. Унифицированной формы нет, поэтому можно составить документ в свободной форме. В приказе укажите факт перехода на дистанционный формат, дату начала работы в этом формате и данные сотрудника.

До 1 января 2021 года Трудовой кодекс не предусматривал временный перевод на удаленку. Но теперь стало проще работать дистанционно, так как такой формат работы закреплен официально (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ).

Временная удаленная работа – это перевод сотрудника на дистанционку на срок, который прописан в договоре, но не более 6 месяцев. При этом нет ограничений по количеству периодов дистанционной работы в пределах этого срока (ответ Роструда на вопрос № 146323 от 21.03.2021).

Для перевода нужно оформить дополнительное соглашение, в котором нужно максимально указать условия, при которых сотрудник остается на удаленке или выходит в офис. Таким образом можно избежать спорных ситуаций.

Нужно издать приказ о временной дистанционной работе. Основаниями могут выступать дополнительное соглашение и заявление работника о переводе на временную удаленку.

Комбинированный дистанционный труд предполагает, что сотрудник будет чередовать дистанционную и офисную работу. До 2021 года компании не могли заключать договоры на комбинированную работу, поэтому с сотрудниками оформляли трудовые договоры на работу в офисе, а по устному соглашению с работодателем сотрудник работал из дома. Теперь же можно комбинировать форматы официально (ст. 312.1 ТК). Условия можно прописать в трудовом договоре при найме сотрудника или в дополнительном соглашении с уже работающим специалистом.

В исключительных случаях по инициативе работодателя, например, при угрозе жизни сотрудникам, при отсутствии нормальных жизненных условия – катастрофа, эпидемия, несчастный случай на производстве (ст. 312.9 ТК РФ), компания вправе перевести сотрудников на удаленную работу.

В такой ситуации для перевода на удаленную работу не нужно получать согласие работника и менять трудовой договор. По своему усмотрению компания принимает локальный нормативный акт, в котором указывает обстоятельства перевода, список работников, которые уходят на удаленку, срок перевода, порядок организации труда сотрудников и порядок обеспечения их необходимым для работы. Это не противоречит нормам трудового законодательства.