Главная Блог Как сделать сводную таблицу

Как сделать сводную таблицу

Excel – это программное приложение, разработанное компанией Microsoft, предназначенное для работы с электронными таблицами. Оно входит в пакет офисных приложений Microsoft Office и широко используется для обработки данных, создания графиков, анализа информации и автоматизации различных задач.

Сводная таблица в Excel – это инструмент, который позволяет пользователю суммировать, анализировать и интерпретировать большие объемы данных в удобной форме. Она позволяет быстро и эффективно сгруппировать информацию. Таблица также помогает вычислить суммы, средние значения, проценты и другие агрегированные данные на основе исходных числовых значений в таблице.

Преимущества сводных таблиц, которые можно создавать в Excel, включают возможность легкого изменения и перестройки данных без необходимости вручную редактировать формулы, а также способность визуализировать результаты с помощью диаграмм и графиков. Таблицы являются мощным инструментом для анализа данных и принятия бизнес-решений на основе фактических цифр. Расскажем все подробности про таблицы в тексте этой статьи.

Зачем нужны

Сводные таблицы в Excel являются важным инструментом для обработки и анализа больших объемов данных. Они находят широкое применение в различных областях и предоставляют ряд преимуществ:

Сводные таблицы активно используются в финансах, маркетинге, управлении проектами, логистике, а также в любых других областях, где необходим анализ и обработка структурированных данных.

Среднее время реакции на обращение: 13,5 мин.
Среднее время решения задачи: 1 час 21 мин.

Как создать

Создание сводной таблицы в Excel – относительно простой процесс.

  • Начните работу на новом листе. Убедитесь, что ваши данные находятся в виде таблицы, где каждая колонка имеет заголовок (если нет, то установите названия столбцов). Не должно быть пустых строк или столбцов.
  • Выделите диапазон данных, который вы хотите включить в сводную таблицу.
  • Перейдите на вкладку «Вставка» в ленте меню Excel. Нажмите на кнопку «Сводная таблица».
  • Убедитесь, что Excel правильно определил диапазон данных. Если необходимо, измените его вручную.
  • Выберите, где должна быть размещена ваша сводная таблица. Вы можете выбрать для таблицы новый лист или существующий.
  • Перетащите поля из вашей таблицы в области «Области отчета» (зависит от вашей версии Excel, могут использоваться термины «Значения», «Ряды», «Столбцы», «Фильтры»).
  • Подгоните свою сводную таблицу с помощью фильтров, сортировки и других параметров в соответствии с вашими потребностями. Вы можете добавлять дополнительные поля сводной таблицы, менять типы агрегации (сумма, среднее и т. д.), форматировать данные и так далее.
  • Если ваши исходные данные изменятся, выберите любую ячейку в сводной таблице и используйте команду «Обновить» (обычно находится в контекстном меню).
  • После завершения настройки сохраните ваш файл.

Вот и все – таблица программы Excel создана. Далее в тексте статьи – про фильтры и настройку исходной таблицы.

Как настроить

kak-sdelat-svodnuyu-tablicu

Настройка сводной таблицы программы Excel или ее части включает в себя распределение полей по областям «Значения», «Строки», «Столбцы» и «Фильтры».

Добавление полей в «Значения» (Values)

  • Перетащите поле, значения которого вы хотите агрегировать (например, сумма продаж или среднее значение), в область «Значения». Обычно это числовые данные таблицы.
  • Выберите тип агрегации для этого поля, щелкнув на стрелке рядом с названием поля в области «Значения» и выбрав необходимую функцию (например, «Сумма», «Среднее», «Количество» и т. д.).

Добавление полей в «Строки» (Rows)

  • Перетащите поле, по которому вы хотите разбить данные таблицы по строкам (например, категории товаров или имена сотрудников), в область «Строки».

Добавление полей в «Столбцы» (Columns)

  • Перетащите поле, по которому вы хотите разбить данные таблицы по столбцам (например, период времени или регионы), в область «Столбцы».

Добавление полей в «Фильтры» (Filters)

  • Перетащите поле, по которому вы хотите фильтровать данные (например, год или категория продукта), в область «Фильтры». Выберите конкретные значения, которые вы хотите отобразить в сводной таблице, щелкнув на стрелке рядом с названием поля в области «Фильтры».

Настройка дополнительных параметров

  • Вы можете также изменить различные параметры сводной таблицы, такие как сортировка, форматирование ячеек, отображение подытогов и другие опции.

Обновление и перестройка

  • Если ваши данные таблицы изменятся, не забудьте обновить сводную таблицу, выбрав любую ячейку в сводной таблице и используя команду «Обновить» (обычно находится в контекстном меню).
После выполнения этих шагов вы получите сводную таблицу, отражающую агрегированные данные в соответствии с вашими настройками по «Значениям», «Строкам», «Столбцам» и «Фильтрам».

Фильтры

Настройка фильтров в сводной таблице позволяет вам выбирать конкретные значения для анализа и управлять тем, какие данные отображаются. Расскажем, как это сделать:

Добавление поля в «Фильтры» (Filters)

  • Откройте сводную таблицу, которую вы хотите настроить.
  • Перетащите поле, по которому вы хотите настроить фильтр (например, год, регион или категория), в область «Фильтры».

Выбор значений для фильтрации

  • После добавления поля в область «Фильтры», вам будет предоставлен список доступных значений для этого поля.
  • Выберите конкретные значения, которые вы хотите включить в сводную таблицу, убрав флажки рядом с ненужными значениями.

Использование множественных фильтров

  • В большинстве случаев вы можете выбирать несколько значений для фильтрации. Это особенно полезно, если вы хотите сравнивать данные таблицы для нескольких критериев.

Автоматическое обновление

  • Обратите внимание, что сводная таблица автоматически обновляется при изменении фильтров. Вам необходимо только выбрать нужные значения, и результаты анализа будут обновлены соответственно.

Изменение заголовка фильтра

  • Вы можете изменить название фильтра, чтобы сделать его более понятным. Способ такой: просто щелкните на стрелке рядом с фильтром в сводной таблице и выберите «Переименовать».

Удаление фильтра

  • Если вам не нужен фильтр для определенного поля, вы можете просто удалить его из области «Фильтры», перетащив его обратно в поле «Значения», «Строки» или «Столбцы».

Дополнительные настройки

  • Некоторые версии Excel предоставляют дополнительные параметры фильтрации таблицы, такие как расширенные условия фильтрации, связанные фильтры и другие. Ознакомьтесь с документацией или контекстным меню для дополнительных опций.

Настройка фильтров в сводной таблице помогает сосредоточиться на конкретных данных и упрощает анализ информации в соответствии с выбранными критериями.

 

90% клиентов пришли к нам по рекомендации

Дополнительные вычисления

В сводной таблице Excel вы можете проводить дополнительные вычисления с помощью функций поля «Значения». Эти функции позволяют вам применять формулы к агрегированным данным и получать дополнительные результаты анализа.

  • Перейдите на лист Excel, где расположена ваша сводная таблица.
  • Находясь в сводной таблице, найдите поле в области «Значения», для которого вы хотите провести дополнительные вычисления.
  • Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке в области «Значения», связанной с полем, для которого вы хотите провести вычисления.
  • В контекстном меню выберите опцию «Показать значение как» или подобный пункт (в зависимости от вашей версии Excel).
  • В появившемся подменю выберите тип вычисления, который соответствует вашим требованиям. Например, вы можете выбрать «Процент от общего» или «Разность от предыдущего» и другие опции.
  • В некоторых случаях вам могут быть предоставлены дополнительные параметры для настройки вычислений. Внесите необходимые изменения в соответствии с вашими потребностями.
  • После выбора необходимого типа вычисления и настройки параметров, нажмите «OK» или подобную кнопку, чтобы применить вычисления к сводной таблице.
  • Посмотрите на изменения в сводной таблице и удостоверьтесь, что вычисления применились корректно.
Эти дополнительные вычисления позволяют вам более детально проанализировать данные в сводной таблице и получить дополнительные инсайты. Вы можете использовать различные типы вычислений для достижения желаемых результатов.

Обновить данные

Обновление данных в сводной таблице в Excel может потребоваться, если исходные данные изменились. Расскажем, как это сделать:

  • Перейдите на лист Excel, содержащий вашу сводную таблицу.
  • Щелкните любую ячейку в сводной таблице, чтобы активировать вкладку «Анализ сводной таблицы» в ленте меню.
  • На вкладке «Анализ сводной таблицы», найдите группу инструментов «Изменение источника данных» или подобную.
  • В группе инструментов «Изменение источника данных» найдите и выберите опцию «Изменить источник данных» или подобную.
  • В появившемся диалоговом окне укажите новый диапазон данных, который вы хотите использовать для сводной таблицы. Вы можете выделить новый диапазон данных в вашем листе Excel.
  • После указания нового диапазона данных нажмите «ОК», чтобы завершить процесс изменения источника данных.
  • После вы можете обновить сводную таблицу. Это можно сделать, выбрав любую ячейку в сводной таблице и использовав команду «Обновить» (обычно в контекстном меню).
  • Проверьте, что сводная таблица теперь отражает новые данные.

Убедитесь, что новый диапазон данных имеет такую же структуру, что и предыдущий (тот же формат, количество столбцов и т. д.). В противном случае вы можете столкнуться с проблемами при обновлении.

Вкратце о главном

Сводные таблицы в Microsoft Excel — мощный инструмент для анализа больших объемов данных. Из статьи вы узнали основные подробности на эту тему, однако давайте еще раз коротко рассмотрим способ, как легко и эффективно создать сводную таблицу, чтобы закрепить знания. Для примера возьмем набор данных о продажах различных товаров. Предположим, что на нашем примере нужно сделать отчет.

Начать с данных

  • Расположите данные в таблице, где каждая строка представляет собой запись о продаже, а столбцы содержат информацию о дате, товаре, количестве и стоимости.

Выделить область

  • Выделите место, где хотите создать сводную таблицу, которая будет представлять собой отчет. Это может быть пустое место на том же листе или даже новый лист.

Запустить мастер сводных таблиц

  • Выделите область с данными.
  • Перейдите во вкладку «Вставка».
  • Нажмите на «Сводная таблица».

Задать источник данных

  • Убедитесь, что в поле «Выберите диапазон» указан правильный диапазон данных.

Работать с мастером

  • В появившемся окне мастера сводных таблиц следуйте инструкциям, добавляйте поля в разделы «Строки», «Значения» и «Фильтры» в соответствии с вашими потребностями, формируя отчет.

Группировка данных

  • Вы можете разбить данные на различные категории. Например, по годам и месяцам для анализа динамики продаж. Так отчет будет смотреться лучше.

Применение функций

  • В разделе «Значения» укажите, какую функцию (сумма, среднее и т. д.) следует применить к данным.

Построение сводной таблицы

  • Нажмите «Готово», и сводная таблица будет построена. Отчет сформирован.

Работа с результатами

  • Сворачивайте и разворачивайте данные, перетаскивайте элементы для изменения расположения, чтобы отредактировать отчет.

Применение фильтров

  • Воспользуйтесь фильтрами для выбора конкретных данных или исключения лишних.

Добавление комментариев

  • Для более подробного анализа вы можете добавить комментарии к ячейкам.

Завершение работы

  • Когда сводная таблица выглядит так, как вам нужно, ваш отчет готов.

Что еще важно:

  • С помощью списка полей происходит работа с с заголовками столбцов в таблице.
  • В таблице Excel строки и столбцы представляют собой основные элементы организации данных.
  • Каждый столбец представляет собой вертикальную колонку, содержащую данные определенного типа или относящиеся к конкретной категории. В Excel столбцы обозначаются буквами (A, B, C и так далее) и числами (1, 2, 3 и так далее). Каждый столбец имеет свой заголовок, который обычно располагается в верхней части столбца.
  • Числовой формат применяется к ячейкам или столбцам данных для указания, как числа должны быть представлены. Это включает в себя количество знаков после запятой, разделители тысяч, символы валюты и другие параметры форматирования чисел.
  • С помощью сводной таблицы можно агрегировать информацию, группировать ее, фильтровать, изменять структуру, расширять анализ, свертывать и разворачивать данные, автоматически обновлять их, создавать графики и диаграммы.

Создание сводной таблицы в Excel может быть легким и быстрым, если следовать этой инструкции. Подходящий метод анализа данных — залог успешного принятия решений. А сама работа со сводными таблицами в Excel дает возможность формировать самые разнообразные и подробные отчеты.

Остались вопросы?

Оставьте заявку и наш менеджер свяжется с Вами в течение 15 минут

    Надоели непредвиденные
    расходы на ИТ?

    • Гарантируем фиксированную стоимость обслуживания на 2 года по договору
    • Включаем в тариф неограниченное количество экстренных вызовов
    • Первый месяц обслуживания за наш счет
    Рассчитать стоимость аутсорсинга
    Нажимая кнопку «Отправить», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Соглашении на обработку персональных данных