У любой компании время от времени возникает сложная задача – сокращение расходов на ИТ. ИТ-подразделениям приходится творчески подходить к расходам, экономя бюджет компании, но при этом не теряя в качестве оказываемых услуг. Ведь увеличение объема данных, цифровизация, автоматизация и технологическая помощь в целом продолжает расти. Какие есть идеи для руководителя ИТ-отдела, как творчески сократить или урезать расходы из перегруженного ИТ-бюджета, не отказываясь от того, что необходимо для работы? Читайте далее.
Не секрет, что облачные вычисления часто становятся медленными «убийцами» бюджета. Цены на них растут, как и на все остальное в наши дни.
Много ИТ-подразделений разных компаний рассказывают, что они превышают свои облачные бюджеты. Они или не знают, почему это происходит, или не могут внедрить средства контроля для управления расходами. Эффективный CloudOps помогает смягчить эту проблему.
Что делать, если в ИТ-отделе уже включены все простые средства контроля, в том числе и оптимизация запуска, чтобы сдерживать большие расходы на облака? В таком случае необходимо подумать о переоценке и приоритезации проектов в соответствии с ценностью для бизнеса. Если это возможно, то пока отложить малоценные проекты или организовать их управление иными способами, чтобы снизить их стоимость.
Специалисты рекомендуют определить ИТ-бюджеты и облачные бюджеты, ориентированные на продукты, включая продукты для бизнеса и IT4IT, и согласовать все бизнес-процессы, приложения, инфраструктуру, людей и технологии с этими продуктами.
В итоге вы можете инвестировать финансы в те области, которые обеспечивают более высокую ценность для бизнеса, одновременно внедряя механизмы контроля затрат в других областях с помощью автоматизации и DevSecOps.
Все компании постоянно добывают данные. Но в современных реалиях копании не могут продолжить бездумно добывать данные в надежде на хорошие дивиденды.
На данном этапе стоит прекратить добывать данные и начать принимать решения. Методика называется decision intelligence. Схема простая — сначала компания принимает решение о том, какого результата она хочет достичь и уже после этого начинается поиск данных, которые необходимо проанализировать, чтобы продвинуться на пути к заданной цели.
С точки зрения ИИ, методы интеллектуального анализа решений помогут компаниям и руководителям переосмыслить и лучше разработать стратегию бизнес-правил, которые используются для управления автоматизированным принятием решений. Корректируя эти правила по мере необходимости, можно обойти своих конкурентов и получить больше прибыли в условиях плохой экономики.
Здесь мы говорим о результате внедрения технологий, которые в свое время были очень желанными, но теперь только отягощают бюджет. Например, технический долг и разрастание SaaS.
Специалисты рекомендуют думать о техническом долге в том же ключе, как и о финансовом. Беры кредит на какое-то срочное и важное дело, вы понимаете, что в итоге отдадите больше, чем взяли.
Такая же ситуация происходит и с техническим долгом. Если вы срезаете углы в разработке или тратите деньги на адаптацию новых решений, вам придется потратить больше в будущем.
Руководителям ИТ-отделов стоит внимательно изучать технической долг, чтобы понять, можно ли избавиться от него, где и когда.
ИТ-специалисты не всегда могут точно сказать, за сколько приложений SaaS они на самом деле платят. ИТ-подразделения не всегда имеют подробное представление об использовании лицензий и графиках их продления.
Необходимо срочно изменить размер лицензий. Надо убедиться, что в вашей компании столько лицензий, сколько нужно по-настоящему. Откажитесь от автоматического предложения. Особенно это касается тех приложений, которые уже не используются.
Снизить спрос на ИТ-поддержку и облегчить нагрузку на службу технической поддержки можно за счет снижения сложности технологической среды. Надо рассмотреть экосистему компании, которая поддерживает гибридное рабочее место и обеспечивает продуктивность цифровых сотрудников. Подумайте: устройства, приложения, данные, облачные хранилища — все, что нужно.
Важно уменьшить сложность не только в конкретной системе, но и в общем количестве систем и приложений, которые используются компанией. Необходимо избавиться от сложности везде, где это возможно для снижения нагрузки на команду ИТ-поддержки компании. Далее нужно автоматизировать как можно больше из того, что осталось. В итоге ИТ-поддержка компании сможет сосредоточиться только на сложных проблемах, так как более простые уже решены.
Оптимизация подразумевает участие всего коллектива, это не одиночная работа. ИТ может решать, где сокращать (и находить места для сокращения) только в том случае, если он знает, как это делать, благодаря обучению или опыту. Но в сегодняшнем мире простое сокращение в ИТ может привести к серьезному беспорядку на всех уровнях. Для сокращения и разработки строгой и рабочей стратегии необходимо собрать всю команду. Необходимо использовать командный подход к сокращению расходов по всем направлениям.
На первый взгляд звучит нелогично, но если в вашем ИТ-отделе не хватает сотрудников или он перегружен работой до такой степени, что задачи лежат без дела слишком долго, то пришло время устранить эти проблемы и повысить производительность отдела.
Если вы уже занялись автоматизацией процессов в вашей компании, то, возможно, стоит пересмотреть все еще раз и понять, можно ли автоматизировать больше. Автоматизация помогает предотвратить упущенную выгоду и незапланированные расходы, связанные с простоем сети, обеспечивая более последовательный, надежный и безопасный подход к поддержанию производительности сети и соответствия нормативным требованиям.
Если вы занимаетесь сокращением расходов на лицензии, то стоит и провести аудит функций. В рамках анализа работы ИТ-отдела необходимо обратить внимание на количество используемых платформ и возможности каждой из них. Поставщики постоянно конкурируют между собой за представление более обширного функционала, поэтому легко столкнуться с «избытком функций», когда аспекты одного ИТ-решения можно найти в другой платформе, за которую организация уже платит.
Если есть функции, которые дублируются, то можно просто активировать неиспользуемую функцию и перевести пользователей на нее, тем самым отказавшись от ненужной платформы и вернув затраты на нее. Также часто на рынке могут быть представлены более функциональные платформы, которые могут заменить одну или несколько существующих ИТ-услуг, используемых организацией.
И ваши поставщики, и ваши партнеры находятся в той же экономической ситуации, что и вы. Они также не хотят потерять ваш бизнес, а вы заинтересованы в них, потому что у вас нет ни времени, ни денег, чтобы начать все с начала с другим поставщиком. Вам нужно объединиться и сделать все намного лучше, чем есть сейчас.
Не стесняйтесь и используйте советы партнеров по корпоративному программному обеспечению и узнайте, как заставить существующие решения работать лучше для вашего бизнеса, а не переделывать целые платформы, сталкиваясь с теми же неэффективными и затратными барьерами.
Bring your own device — концепция, которая относится к разрешению использовать собственное цифровое устройство вместо официального предоставленного.
Новый подход к старой программе BYOD может оказаться именно тем средством экономии бюджета, которое вам нужно. Принимая BYOD, можно включить не только телефоны и планшеты, но и ноутбуки, и домашние компьютеры. С увеличением количества гибридных рабочих мест управление ИТ-активами в домашней среде является обязательным требованием. А это, в свою очередь, позволит избежать трат на обновление корпоративного софта.
Сегодня во всех коммерческих и государственных предприятиях, частично или полностью, бизнес-процессы автоматизированы. Сотрудники всю работу выполняют на персональных компьютерах или ноутбуках, документы и базы данных хранятся на серверах, коммуникации с контрагентами осуществляются через цифровые средства связи (e-mail, облачные сервисы, мессенджеры). Денежные операции производятся электронными транзакциями между банками, а банковская система полностью цифровизирована.
С помощью ключевых показателей эффективности (KPI) оценивается, достигли ли и в какой степени сотрудники ИТ-отдела поставленных перед ними целей – тактических (операционных) и стратегических. KPI, которые разрабатываются с учетом особенностей вышеупомянутой сферы деятельности, могут повысить прозрачность, эффективность и управляемость. Отметим, что цели, которые ставят сотрудникам, должны иметь конкретную формулировку, быть измеряемыми, достижимыми, актуальными и иметь ограничения по времени. В противном случае мотивация на более эффективную работу будет невозможна.
Электронная почта позволяет получать и отправлять письма через Интернет. Отправка сообщения происходит мгновенно, пара мгновений – и письмо уже у адресата. Если у пользователя есть так называемый почтовый ящик в Сети, он сможет легко создать личный аккаунт в социальных сетях. Используя электронную почту, можно пройти регистрацию на различных сервисах и, например, в электронном кошельке. Почтовый ящик может быть не только личным, но и корпоративным.
Цифровизация экономики – это переход от физических носителей к цифровым, из офлайна в онлайн. Это глобальный процесс, который включает в себя все отрасли и слои населения. Для чего нужна цифровизация экономики в Российской Федерации? Какие ее преимущества? Прежде всего цифровая экономика способствует повышению производительности труда, а также росту благосостояния населения. Также стремительно развиваются IT-технологии и, как следствие, наблюдается экономическое процветание.
IT-аутсорсинг – это полная или частичная передача компанией-заказчиком своих текущих задача сторонней организации. Сюда может входить как комплекс услуг по обслуживанию оргтехники (компьютеров, серверов, телефонов, принтеров, МФУ, сканеров и др.), включая ее выбор, установку ПО, консультацию пользователей и многое другое. Исполнитель с заказчиком заключают договор, в котором гарантируется выполнение предписанных функций в полном соответствии с прописанным уровнем сервиса.
Руководитель ИТ отдела занимается организацией ИТ-подразделения, решая разнообразные технологические и кадровые вопросы. Руководитель отдела также принимает тактические решения и осуществляет стратегическое планирование.
Подобную должность должен занимать опытный IT-специалист. Начальник ИТ отдела получает запросы на цифровое обслуживание от всех сотрудников, определяет схему их удовлетворения, отдает приказы исполнителям и контролирует конечные результаты.
IP-телефония – это технология связи с передачей голосового трафика по сетям IP для построения гибких и распределенных корпоративных коммуникационных сетей учетом всех требований бизнеса. В течение телефонного разговора речь того, кто говорит, преобразуется в цифровые сигналы, упаковывается в IP‑пакеты и передается через IP‑сети. Когда IP‑пакеты достигают собеседника, происходит декодирование сигнала.
Немного ранее между разработчиками и поддержкой был барьер. Как бы там ни было, но были у них разные цели и KPI, хотя занимались они общим делом. Целью разработки была скорейшая реализация бизнес-требований, а также их добавление в работающий продукт. Поддержка в свою очередь отвечала за то, чтобы приложение отличались стабильной работой. И, как мы понимаем, любые изменения, вносимые в уже работающий продукт, несли опасность именно стабильности работы. Именно из-за конфликтов интересов двух стон и возник DevOps для их решения.
Бот – это сокращение от слова «робот». Бот является программой, которая выполняет повторяющиеся программы заранее настроенные. Как правило, основной задачей бота является имитация поведения пользователя.
Боты являются автоматизированными, потому они работают намного быстрее, чем пользователи. К тому же они выполняют и полезные функции – обслуживание клиентов, индексация поисковых систем. Но не стоит забывать и о том, что боты могут нести в себе вредоносные программы, которые используются для получения полного контроля над компьютером пользователя.
